ERATH Organisation GmbH

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Unsere aktuellen Fachbeiträge / Flyer / Mailings zu den Themen:

Schriftgutverwaltung / Archivierung / Dokumentenmanagement

Hier finden Sie u.a. Fachbeiträge von Experten der Archivierung und Schriftgutverwaltung. Als regelmäßige Autorin stellt
Frau Jutta Eckhardt, freie Wirtschaftsarchivarin
, zu aktuellen Themen ihr Fachwissen zur Verfügung.
Frau Eckhardt ist Kooperationspartnerin der ERATH ORGANISATION in Beratungsprojekten der Schriftgutverwaltung, Archivierung
und des Dokumentenmanagements.

 

Die Notwendigkeit der Schriftgut- und Dateien-Organisation

Für das Ablegen eines Dokumentes im Archiv werden einschließlich der Sachmittelkosten im Schnitt
pro Blatt ca. 0,37 EUR aufgewendet, während für das Wiederfinden Kosten von ca. 1,87 EUR entstehen. Ebenfalls pro Blatt versteht sich !!!
(Quelle: Langzeitstudie der Freien Universität Berlin)

Welch ein Produktivitätsverlust, wo doch der Tätigkeitszweck in Produktions-, Dienstleistungs-, Handels- oder
Beratungsunternehmen, in Verbänden, Krankenhäusern, Arztpraxen oder in Behörden, ein ganz anderer ist.

Durch die explosionsartige Vermehrung digitaler Schriftstücke bzw. Dateien wird das Problem nicht geringer, im Gegenteil.
Der Wildwuchs in Arbeitsplatz-bezogenen Explorern führt früher oder später zum "Nirwana", zumindest für jeden, der nicht
über den Arbeitsplatz herrscht, v. a. bei Vertretungen oder Teamarbeit.

Zu allem Übel gibt es mehr Papier als in den frühen 80er Jahren, als man "das papierlose Büro" bereits voraussehen wollte.

Es gilt heute die Medien miteinander zu verbinden, und zwar so, wie sie sachbezogen zusammengehören. So daß auf
schnellstem Weg jede Information, jede Unterlage, gefunden wird, egal ob als Datei produziert, als Papiervorlage gescannt,
als Email in's Haus gekommen, als interne Information weitergeführt, als Notiz vermerkt oder im Original in Akten und Heftern
aufbewahrt. Genau zur richtigen Zeit muß jede Information themenbezogen greifbar sein, sei es für die Sachbearbeitung,
als Entscheidungsgrundlage, als Sitzungsvorlage oder als Information für strategische Zwecke. Wie wichtig Inhalt und
Zeitpunkt einer Information sind, zeigt sich nicht nur dort, wo es um wirtschaftliche Erfolge geht, sondern z. B. auch und
umso existentieller, wenn es um gesundheitliche, medizinische Entscheidungen und Maßnahmen oder um die Absicherung
der eigenen (Verhandlungs) Position geht.

Die optimale Verfügbarkeit von Unterlagen und Informationen und damit ihre eindeutige Ablage und platzsparende Unterbringung braucht System.

Konkrete Systemkomponenten sind:

- organisatorisch

eine verbindliche Ordnungsstruktur (Aktenplan / Dateienplan)

- physisch

eine zeit- und raumsparende Registratur+Archivausstattung,
in Korrespondenz mit DMS+elektronischem Archiv

- digital

ein vernetztes Dokumentenmanagement (DMS) + elektronisches Archiv

- ablauftechnisch

ein organisations- und sachbezogener Workflow

Die Einführung einer optimalen Ablage und eines passenden DMS erfordert Analyse + Beratung+Konzeption.

Dafür steht Ihnen die ERATH ORGANISATION GmbH zur Verfügung.

 

Der Aktenplan / Die Ordnungsstruktur

Mit IT-gestützter Vorgangsbearbeitung und elektronischen Akten scheint ein Aktenplan überflüssig, denn über Volltextrecherche
und Suchmaschinen lassen sich alle Dokumente vermeintlich problemlos wiederfinden. Dagegen ist die Neuerstellung oder
Überarbeitung von Aktenplänen mühevoll und zeitaufwendig.
Allerdings bietet die reine Volltextrecherche nach Schlagworten oftmals den Nachteil einer sehr hohen Trefferzahl; zudem müssen die Begrifflichkeiten vereinheitlicht werden. Der eine gibt PKW ein, der andere sucht Kfz oder Fahrzeug oder Auto. Man kann also in der Volltextrecherche nur fündig werden, wenn man exakt das Wort und die Schreibweise beim Suchen verwendet, welches bzw. welche
im Text vorkommt. Da dies nicht zu gewährleisten ist und man deshalb oft vergeblich sucht, stellt sich die Frage:
Hat ein Aktenplan also vielleicht auch und gerade im Bereich der digitalen Dokumente Vorteile?

* Mit einem Aktenplan hat man ein Werkzeug zum Aufbau einer Struktur auch im elektronischen Bereich. Eventuell nennt man
das dann nicht Aktenplan sondern Ordnerstruktur.
Auch in der elektronischen Aktenführung muss die Zusammengehörigkeit von Schriftstücken zu erkennen sein. Durch die Einordnung in den Aktenplan, durch das gemeinsam verwendete Aktenzeichen werden
aus einzelnen Schriftstücken Akten. Damit wird die Entwicklung eines Projekts oder Vorgangs nachvollziehbar und überprüfbar.

* Durch die Struktur, die ein Aktenplan vorgibt, liefert er einen Rahmen für die Dokumentenablage und zwar sowohl für die
Papierablage als auch für die Ablage digitaler Dokumente.
Der Aktenplan bietet eine sachthematische, hierarchische Ordnungsform
und gibt vor, was wo und wie lange abgelegt wird. Dadurch wird es möglich Schriftstücke, egal ob analog oder digital, schnell zu finden
und zwar von allen berechtigten Mitarbeitern und nicht nur von denjenigen, die sie abgelegt haben. Die Suchzeiten verringern sich
erfahrungsgemäß enorm, wenn Daten und Dokumente nach einer einheitlichen Struktur abgelegt werden.

* Ein Aktenplan ist Voraussetzung für den dauerhaften Zugriff auf das in den Akten und Ordnern abgelegte Wissen, das damit
besser und effektiver genutzt werden kann.
Der Aktenplan ist grundlegend für das Nachvollziehen der Geschäftsprozesse und für
das Wissensmanagements. Dadurch können neue Mitarbeiter schneller eingearbeitet werden, der Verlust von Wissen durch
ausscheidende Mitarbeiter wird minimiert und die Kommunikation intern wie extern wird erleichtert und verbessert.

*Zuletzt hat ein funktionierender Aktenplan auch große Vorteile für die Archivierung. Auf Grundlage des Aktenplanes werden
Kriterien zur Aufbewahrung und zur Vernichtung von Akten festgelegt. So ist schon im Vorfeld eindeutig geregelt, wann welche
Unterlagen an das Archiv abgegeben werden können oder müssen. Andererseits kann bereits in der Verwaltung ein Großteil der
Unterlagen fristgerecht aussortiert und vernichtet werden.

Vorteile der Arbeit mit einem Aktenplan oder einer Ordnerstruktur:

  • Der Aktenplan hält fest, wo welche Dokumente abgelegt werden

  • Der Aktenplan bestimmt die Struktur der Aktenverwaltung

  • Der Aktenplan bringt das gesamte Schriftgut in eine einheitliche Struktur

  • Der Aktenplan hilft bei der Einordnung und Zusammenstellung von Vorgängen

  • Der Aktenplan erleichtert und beschleunigt die Suche und sichert das vorgangs- bzw. themenbezogene Finden

  • Der Aktenplan bietet Orientierung im Vertretungsfall

  • Der Aktenplan vermeidet Mehrfachablagen, ermöglicht aber Mehrfachzuordnungen ohne Kopien

  • Der Aktenplan wird nach Sachgebieten gegliedert und zeigt somit die Zusammenhänge von Schriftstücken, Akten und Vorgängen

  • Der Aktenplan entspricht dem Organisationsaufbau im Unternehmen

  • Der Aktenplan bestimmt den Aufbewahrungsort

  • Der Aktenplan bestimmt die Aufbewahrungsfrist

  • Der Aktenplan erübrigt individuelle, unübersichtliche "Explorer-Verzeichnisse"

Quelle: Frau Jutta Eckhardt, freie Wirtschaftsarchivarin, Kooperationspartnerin der ERATH ORGANISATION GmbH

 

E-Mail-Management

Die Bedeutung von E-Mails in der Kommunikation von Verwaltungen und Unternehmen wächst. Schätzungen gehen davon aus, dass E-mails bereits etwa 70% der Geschäftskorrespondenz ausmachen. Damit hat die E-Mail-Kommunikation die „klassischen“ Kommunikationsarten Telefon, Brief oder Fax an Bedeutung eingeholt.

Wenn ein Geschäftsbrief, z. B. eine Bestellung oder eine Auftragsbestätigung oder eine andere wesentliche Korrespondenz, heute als E-Mail verschickt werden, hat dies die selbe rechtliche Bedeutung wie bei einem Geschäftsbrief in Papierform. Und damit gelten im Prinzip die selben Vorschriften für die Aufbewahrung der elektronischen Dokumente.

Denn geschäftsrelevante und steuerrelevante Dokumente unterliegen besonderen Aufbewahrungspflichten, und auch die Art der Aufbewahrung ist festgelegt. E-Mails, die steuerlich oder juristisch relevante Sachverhalte enthalten, sind elektronisch aufzubewahren. Deshalb reicht das Ausdrucken und Abheften nicht mehr.

Dabei greifen unterschiedliche Gesetze und Vorschriften:

  • HGB: §257 Handelsgesetzbuch

  • AO: §147 Abgabenordnung

  • UStG: §14 Umsatzsteuergesetz

  • GOBS: Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme

  • GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

  • TKG: Telekommunikationsgesetz

  • BDSG: Bundesdatenschutzgesetz

Dabei sollte man aber bedenken, dass die geordnete Ablage nicht nur eine lästige Pflicht ist, sondern dass eine gesetzeskonforme und effiziente E-Mail-Verwaltung auch einen echten Nutzen bringt. Denn abgesehen von den Auflagen des Gesetzgebers macht es auch für die Verwaltung oder für das Unternehmen Sinn, Mails geordnet aufzubewahren. Oft beginnt und endet der Kommunikationsprozess in der Mailbox eines Mitarbeiters, völlig losgelöst von anderen Geschäftsprozessen.
In E-Mails werden aber wertvolle Informationen transportiert, welche für komplexe Vorgänge benötigt werden, aber nicht für andere verfügbar sind.

Es seien noch einige weitere Beispiele für Probleme im Umgang mit E-Mails genannt:

  • E-Mails werden nicht fristgemäß bearbeitet

  • Der Kommunikationsstil entspricht nicht den Unternehmensstandards

  • Vertrauliche Informationen werden unbedacht weitergeleitet

  • Das Vier-Augen-Prinzip und damit auch Transparenz und Kontrolle gehen verloren

  • Die oft zu vollen E-Mail-Fächer überlasten die Mitarbeiter

  • Virtuelle Briefkästen in der Mitarbeiterverantwortung werden nur ab und zu geleert

  • Die "übliche" Ablage in selbst-geordneten Explorern macht das Auffinden im Vertretungsfall schwierig bis unmöglich

Ziel des E-Mail-Managements muss es sein, geschäftsrelevante Mails elektronisch so geordnet aufzubewahren, dass sie gemeinsam mit allen anderen zugehörigen Dokumenten, etwa Anträgen, Rechnungen, Lieferscheinen und Briefen zu einem Vorgang übersichtlich im elektronischen Archiv gefunden werden können, u. z. von jedem, der die Zugriffsberechtigung hat.

Die Lösung heißt in der Regel: Dokumenten-Management auf Basis eines Aktenplanes bzw. einer Ordnerstruktur (Record-Classification-System).

Quelle: Frau Jutta Eckhardt, freie Wirtschaftsarchivarin, Kooperationspartnerin der ERATH ORGANISATION GmbH