ERATH Organisation GmbH

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Die Zuordnung der Unterlagen ist für viele ein Problem: Wohin mit den Arbeitsunterlagen, wenn wir die Aufgaben nicht sofort erledigen können? Wir hatten in vorangegangenen Tipps eine klare Lösung gefunden:

Auf dem Schreibtisch stehen zwei Körbe. In einen Korb, den (roten) Eingangskorb, kommen alle Unterlagen, die wir noch nicht gesehen haben, also alles Neue.

Nun beginnen wir mit der Bearbeitung. Alles, was wir nicht direkt erledigen können, wird zugeordnet – und zwar in eine Arbeitsplatzablage, die wir in Loseblatt-Form führen. Diese Arbeitsplatzablage richten wir nach unseren eigenen Bedürfnissen ein – nach Projekten, nach Kunden, nach bestimmten Abwicklungsroutinen ...

Wir ordnen den Vorgang also in die entsprechende Mappe unserer Arbeitsplatzablage und machen einen entsprechenden Erledigungsvermerk im Outlook (Wann zu bearbeiten? Welche Priorität?). Und wir haben dabei erkannt: Keine Wiedervorlagemappen verwenden! Die Unterlagen gehören immer in die sachlich zu definierende Mappe, alle Erledigungsvermerke stehen im Outlook! So erreichen wir, dass wir auch zwischendurch immer an alle Unterlagen kommen und dass die Mappen vollständig sind – besonders wichtig für unsere Vertretung.

Für die erledigten Vorgänge haben wir den Ausgangskorb auf unserem Schreibtisch. Das, was dort hineinkommt, muss von uns nicht mehr bearbeitet werden, es kommt in die Ausgangspost oder wird zum Schreibtisch des Kollegen weitergeleitet.

Werfen Sie nun aber auch einen Blick auf Ihren Arbeitsplatz. Steht der Bildschirm richtig ? Habe ich genug Platz auf meinem Schreibtisch, um vernünftig arbeiten zu können? Wie sieht es mit der Beleuchtung und dem Raumklima aus? Lesen Sie dazu noch einmal unsere Tipps zu diesen Themen.