ERATH Organisation GmbH

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Praxistipps unseres freien Mitarbeiters Heiner HochkirchDie E-Mail ist zu einem der wichtigsten Kommunikationsmittel unserer Zeit geworden. Sie hat aus wirtschaftlichen Gründen, aber auch wegen ihrer hohen Flexibilität, ihrer technischen Möglichkeiten, der besseren Einbindung in innerbetriebliche Arbeitsabläufe und vielen anderen Gründen andere Kommunikationswege wie z.B. Telefax fast zur Bedeutungslosigkeit degradiert. Die E-Mail ist noch vor dem World Wide Web der wichtigste und meist genutzte Dienst des Internets.

Die „Rückseite der Medaille“ ist ohne Zweifel das riesige E-Mail-Aufkommen an unseren Arbeitsplätzen. Damit wir uns selber besser organisieren können, ist es sinnvoll, dass wir unseren eigenen Umgang mit der elektronischen Post immer wieder überdenken. Zuerst müssen wir alle Mails eliminieren, die wir gar nicht haben wollen. Dazu gehören in erster Linie die Spams. Hier haben wir durch gute Filter, die am Markt verfügbar sind und in großen Unternehmen oft auch flächendeckend eingesetzt werden, eine passable Lösung. An dieser Stelle darf ich aber auch ein Mitglied eines Vorstandes eines größeren Unternehmens zitieren, der mir sagte: „Alle Mails, in denen meine Adresse unter der Rubrik ‚cc’ erscheint, lösche ich gleich!“

Die Praxis zeigt nun immer wieder, dass der elektronische Posteingang kaum oder selten aufgeräumt wird. Die Folge: Häufig werden wichtige Aufgaben vergessen, es entsteht Stress durch das Suchen und es wird versäumt, sich kleine „Motivationsschübe“ durch eine gelöste Aufgabe zu holen.

Versuchen Sie doch einmal, das Problem durch folgende Vorgehensweise zu lösen:

Betrachten Sie den E-Mail-Eingang wie einen traditionellen Posteingang. Gehen Sie also nicht jedes Mal in Ihr elektronisches Postfach, wenn Ihnen eine neue Mail angezeigt wird. Beenden Sie auf jeden Fall die Aufgabe, mit der Sie sich gerade beschäftigen! Bezwingen Sie Ihre Neugierde! Am besten ist es, wenn Sie den Posteingang maximal dreimal am Tag bearbeiten.

  • Betrachten Sie nun jede Mail in Ihrem Posteingang als eine Aufgabe, die gemacht werden muss.

  • Legen Sie in Ihrem Mailprogramm eine Ordnerstruktur an.

  • Verfahren Sie mit jeder E-Mail in Ihrem Posteingang folgendermaßen:

  • Lesen und löschen (ggf. auch sofort löschen, wenn es sich erkennbar um „Müll“ handelt)

  • Lesen und ablegen/verschieben (gemäß Ihrer Ordnerstruktur, ggf. auch gemäß Unternehmensaktenplan)

  • Lesen und der damit verbundenen Aufgabe nachkommen, Mail ablegen/verschieben gemäß Ordnerstruktur, ggf. Aufgabe im Kalender terminieren

  • Lesen und weiterleiten/delegieren

Wenn Sie auf diese Weise konsequent und regelmäßig den ganzen Posteingang bearbeiten, dann ist Ihr elektronisches Postfach immer aufgeräumt bzw. leer.