ERATH Organisation GmbH

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Wir wollen nun beginnen, unsere Arbeit nach Wichtigkeit einzuteilen.

Aus dem Pareto-Prinzip wird deutlich, dass nicht alle Arbeiten, die wir verrichten müssen, in gleicher Weise zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Hieraus ergibt sich die Notwendigkeit, Prioritäten zu setzen. Das wirklich Wichtige soll zuerst erledigt werden.

Eine bekannte Methode, an dieses Problem heranzugehen, ist die ABC-Analyse.

A steht dabei für: Diese Aufgabe ist von besonderer Wichtigkeit. Sie muss unbedingt erledigt werden, sie hat eindeutigen Vorrang vor anderen Aktivitäten.

B steht für: Diese Aufgabe ist durchaus wichtig, sie kann aber auch am nächsten Tag erledigt werden, wenn die Arbeitszeit nicht ausreicht. Sie wird auf jeden Fall nach den A-Aufgaben durchgeführt.

C steht für: Diese Aufgabe ist nicht so wichtig. Sie kann verschoben werden, ohne dass dadurch der Erfolg des Unternehmens gefährdet wird. Aber Vorsicht: Erfahrungsgemäß wird eine C-Aufgabe, wenn man insgesamt viel zu tun hat, leicht immer wieder verschoben.

Wir müssen also durch eine vernünftige Tageseinteilung erreichen, dass auch diese Aufgaben erledigt werden. Vielleicht bringt die C-Kategorie uns aber zu der Überlegung: Müssen wir die Aufgabe überhaupt erledigen? Können wir nicht auch einmal darüber nachdenken, ob eine solche Aufgabe nicht ganz entfallen könnte? Das sollten wir überhaupt immer wieder mal tun.

Ich bekomme bei meinen Beratungen auf meine Frage, warum eine Sache so und nicht anders gemacht wird, häufig die Antwort: „Das haben wir schon immer so gemacht!“ Und da werde ich dann hellhörig. Eine solche Antwort ist für mich ein Ansatz, diese Tätigkeit genauer unter die Lupe zu nehmen, nicht selten mit dem Ergebnis, dass die Aufgabe ganz entfallen kann!

Übrigens: Outlook erleichtert uns die Einteilung unserer Aufgaben gemäß der ABC-Analyse durch entsprechende Symbole.
Das rote Ausrufungszeichen steht dabei für die Priorität A, der blaue Pfeil für Priorität C.
Alle nicht markierten Aufgaben sind der Kategorie B zuzuordnen.

Outlook verwendet dabei folgende Begriffe.
Priorität „hoch“ = rotes Ausrufungszeichen = A
Priorität „normal“ = keine Markierung = B
Priorität „niedrig“ = blauer Pfeil = C