ERATH Organisation GmbH

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Nachdem wir nun kräftig aufgeräumt haben, überlegen wir uns, was wir brauchen, um die Organisation unseres Arbeitsplatzes zu optimieren. Ich bezeichne diese Dinge als „Hardware“ und „Software“, obwohl das Ganze mit EDV nur am Rande zu tun hat. „Hardware“ steht für die Hilfsmittel, die wir uns zulegen sollten, damit wir die gewünschte Effizienzsteigerung erreichen können.


Über Beschriftung und tipp_48Einsatz können Sie beim Lieferanten einiges erfahren. Wichtig ist, dass die Mappen sinnvoll beschriftet werden, dass es keine Mappe „Verschiedenes“ oder so ähnlich gibt. Mit dem Nutzen der verschiedenen Farben können Sie eine sehr gute Ordnung und Übersicht erreichen.

Die Mappen, die ich Ihnen empfehle, entfalten ihre Wirkung vor allem dadurch, dass wir in loser Form ablegen. Lose-Blatt-Ablage oder ungeheftete Ablage nennt das der Fachmann. Wir wollen uns einmal den Unterschied zwischen gehefteter und ungehefteter Ablage ansehen:

 

Vergleichen wir doch einmal den Arbeitsvorgang "Ablegen" einer gehefteten Ablage mit der Loseblatt-Ablage:

tipp_48_tabelle


Das RKW („Rationalisierungskuratorium der deutschen Wirtschaft“) hat ermittelt: Die Loseblatt-Ablage erspart 36% des Ablageaufwandes gegenüber der gehefteten Ablage!

Der große Vorteil liegt darin, dass wir ohne Mühe sofort ablegen können und uns damit die „Zwischenablage“ ersparen. Denn die hat viele Nachteile. Die Vorgänge sind nicht komplett, keiner mag gern diese Ablagearbeiten verrichten (deshalb gibt es an vielen Arbeitsplätzen so prall gefüllte „Zwischenablagekörbe“), der Zeitaufwand ist erheblich größer.

Also bitte merken: Am Arbeitsplatz nur ungeheftet ablegen!

Wenn das nicht funktioniert, liegt es in der Regel an den folgenden Fehlern:
  • zuviel Schriftgut in den einzelnen Mappen
  • keine Beschriftung und Einordnung nach einem vernünftigen, nachvollziehbaren System
  • Zuordnung der Schriftstücke wahllos in freie Mappen (Mappe „Verschiedenes“)

Wir müssen also folgendes beachten:

  • kleine Ordnungseinheiten bilden (ggf. neue Mappen anlegen)
  • sorgfältige, systematische Beschriftung
  • farbige, optische Kennzeichnung
  • richtige Mappen auswählen

Viele Menschen haben Vorbehalte gegen die Loseblatt-Ablage. Sie sei unordentlich und wenn mal eine Mappe hinfällt, würde das ganze Schriftgut herausfallen. Nun, zu der ersten Behauptung fällt mir nur ein: Eine Ablage ist nie unordentlich, nur wir sind es, wenn wir keine Ordnung halten. Dann aber spielt es keine Rolle, wie wir ablegen – Unordnung bleibt Unordnung – in jedem System.

Mit dem Herunterfallen ist das so eine Sache. Ich habe früher bei meinem Seminar immer einen gut gefüllten Ordner mit wunderbar abgeheftetem Schriftgut und eine Mappe mit ungeheftet eingelegtem Schriftgut mitgebracht. Diese beiden Behältnisse habe ich dann auf den Boden fallen lassen. Heute mache ich das nicht mehr und zwar aus einem einzigen Grund: Der Ordner wurde zu oft beschädigt, wenn er z.B. mit dem Bügel zuerst auf dem Boden auftraf. Was dann mit dem Schriftgut passiert, können Sie sich denken. Die Mappe hingegen fiel zu Boden, natürlich ohne Schaden zu nehmen und das Schriftgut blieb in der Mappe. Manchmal ragte es zwei Zentimeter oder auch drei aus dem Mappenrand heraus – kein Problem.

Dazu noch eine Anmerkung am Rande: Was passiert denn, wenn ein auf dem Schreibtisch befindlicher Stapel mit Unterlagen herunterfällt? Na, viel Vergnügen beim Einsammeln und neuen Sortieren – ich empfehle: Keine Stapel bilden, sondern sofort zuordnen und in Mappen am Arbeitsplatz ablegen!