ERATH Organisation GmbH

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„Hardware“ – Baustein 2

Die Mappen haben wir nun und wir haben uns auch (hoffentlich) entschlossen, am Arbeitsplatz nur noch ungeheftet abzulegen. Als nächstes benötigen wir einen Terminplaner. Das wird in der Regel ein System wie Outlook sein. Alles, was hier besprochen und vorgeschlagen wird, kann aber auch auf konventionelle Weise mit Terminkalender und Tagesplan erreicht werden. Wenn Sie viel unterwegs sind, empfiehlt sich ein Handheld mit USB-Anschluss, damit Sie Ihre Daten schnell und unkompliziert synchronisieren können.


Hardware“ – Baustein 3

Ganz wichtigkorb2 ist der Einsatz von zwei Körben am Arbeitsplatz. Ein Korb ist für die Unterlagen vorgesehen, die neu zu Ihnen kommen, die Sie noch nicht angesehen haben. Bei meinen Beratungen schlage ich immer vor, einheitlich im Unternehmen hierfür einen Korb in roter Farbe zu verwenden. In diesen Korb legen auch Ihre Kollegen Unterlagen, wenn Sie selbst gerade nicht an Ihrem Arbeitsplatz sind. Gerade dieser zweite Aspekt ist wichtig. Wie sieht es denn in der Praxis oft aus?

 

Unsere Arbeit bringt es mit sich, dass wir oft nicht an unserem Schreibtisch sitzen, sondern unterwegs sind, in Besprechungen, auf Geschäftsreisen, bei unserem Kollegen im 2. Stock. Und was ist passiert, wenn wir wiederkommen? Unser Schreibtisch sieht nicht mehr so aus wie vorher, weil freundliche Kollegen allerlei Unterlagen auf ihm deponiert haben – womöglich nicht nur auf unserem Schreibtisch, sondern auch auf unserem Stuhl, auf unserem Besprechungstisch und wo sonst noch ein freies Fleckchen war. Und wir müssen nun mühselig unsere vorherige Ordnung wiederfinden. Außerdem greift der Kollege damit in unseren eigenen Ablauf ein, er kennt schließlich meine Prioritäten nicht und auch nicht meinen Tagesplan.


An dieser Stelle ein sehr wichtiger Hinweis: Einen Vorgang, den Sie aus dem (roten) Eingangskorb genommen haben, dürfen Sie auf gar keinen Fall mehr dorthin zurücklegen!! Unter gar keinen Umständen – auch wenn Sie im Augenblick diesen Vorgang nicht bearbeiten können!! Und warum? Nur so können Sie die große Zeitfalle „Auschieberitis“ in den Griff bekommen. Und außerdem: Jedes „wieder weglegen“ und das damit verbundene „später wieder in die Hand nehmen“ kostet Zeit und nimmt mir damit ein Stück meiner Effizienz, ich werde also „ineffizienter“.


Wenn Sie aber diesen Rat befolgen, dann gelingt Ihnen ein „big point“ hin zum Ziel einer effizienten Arbeitsorganisation. Dies ist eine Kernregel. Wenn Sie sie beachten, dann haben Sie einen ganz großen und wichtigen Schritt zu mehr Effizienz getan, wenn Sie sie nicht beachten, werden Sie nie so effizient in Ihrer Arbeit werden, wie es eigentlich möglich wäre!


Damit haben wir die „Hardware“ zusammen.

 

Über die „Software“ – die „Idee“ – gibt es mehr beim nächsten Mal!