ERATH Organisation GmbH

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Was brauchen wir, um die Organisation unseres Arbeitsplatzes zu optimieren?

Ich bezeichne diese Dinge als „Hardware“ und „Software“, obwohl das Ganze mit EDV nur am Rande zu tun hat. „Hardware“ steht für die Hilfsmittel, die wir uns zulegen sollten, damit wir die gewünschte Effizienzsteigerung erreichen können. Zunächst benötigen wir die Mappen, von denen schon im letzten Tipp die Rede war.

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Über Beschriftung und Einsatz können Sie beim Lieferanten einiges erfahren. Wichtig ist, dass die Mappen sinnvoll beschriftet werden, dass es keine Mappe „Verschiedenes“ oder so ähnlich gibt. Mit dem Nutzen der verschiedenen Farben können Sie eine sehr gute Ordnung und Übersicht erreichen.

Jetzt benötigen wir einen Terminplaner. Das wird in der Regel ein System wie Outlook sein. Alles, was hier besprochen und vorgeschlagen wird, kann aber auch auf konventionelle Weise mit Terminkalender und Tagesplan erreicht werden. Wenn Sie viel unterwegs sind, empfiehlt sich ein Handheld mit USB-Anschluss, damit Sie Ihre Daten schnell und unkompliziert synchronisieren können.

Ganz wichtig ist der Einsatz von zwei Körben am Arbeitsplatz. Ein Korb ist für die Unterlagen vorgesehen, die neu zu Ihnen kommen, die Sie noch nicht angesehen haben. Bei meinen Beratungen schlage ich immer vor, einheitlich im Unternehmen hierfür einen Korb in roter Farbe zu verwenden. In diesen Korb legen auch Ihre Kollegen Unterlagen, wenn Sie selbst gerade nicht an Ihrem Arbeitsplatz sind. Der zweite Korb ist für die Unterlagen bestimmt, die von Ihnen erledigt wurden, die Sie nicht mehr bearbeiten, sondern nur noch weitergeben müssen. Wie Sie mit diesen Körben arbeiten, darüber denken wir in einem anderen Tipp nach.

Ganz wichtig ist an dieser Stelle aber schon der Hinweis, dass Sie einen Vorgang, den Sie aus dem (roten) Eingangskorb genommen haben, auf gar keinen Fall mehr dorthin zurück legen dürfen!!
Unter gar keinen Umständen – auch wenn Sie im Augenblick diesen Vorgang nicht bearbeiten können!!

An anderer Stelle werden wir uns auch noch um das eine oder andere Formular kümmern, das Ihnen am Arbeitsplatz sehr nützlich sein kann.

Damit haben wir die „Hardware“ zusammen.

Die „Software“ – nun, das ist eine Idee, ein bestimmtes Vorgehen, die Nutzung der Möglichkeiten eines vernünftigen Zeitmanagements usw.

Darüber werden Sie immer wieder etwas an dieser Stelle finden. Und Sie werden erkennen: Es ist wirklich nicht schwierig, effizient zu arbeiten. Ein wenig Selbstdisziplin und das Wissen um ein paar elementare Grundlagen einer effizienten Arbeitsweise und eines sinnvollen Zeitmanagements.