ERATH Organisation GmbH

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Wenn etwas nicht so funktioniert, wie wir uns das vorgestellt haben, wenn plötzlich unvorhergesehene Dinge unsere sorgfältige Planung über den Haufen werfen, wenn etwas eintritt, was uns den Schweiß auf die Stirn treibt, dann geraten wir in Stress.

Hektisch versuchen wir, alles wieder in Ordnung zu bringen, den Fehler zu bereinigen, den Kunden zu beruhigen ...

Diesen Stress können wir verhindern, wenn wir uns vorher überlegen, was alles passieren kann, was unsere Planung über den Haufen werfen kann – und uns dann Gedanken machen, wie wir uns auf solche Situationen vorbereiten können.

Das versteht man unter „Pannen-Management“.

Was ich vorher bedenke, erleichtert mir die Situation, wenn eine Panne eintritt.

Ich will das an einigen Beispielen aus meiner eigenen Praxis erläutern. Ich habe vor Jahren für ein EDV-Unternehmen Rhetorik-Seminare durchgeführt, die in Hotels an verschiedenen Orten in Deutschland stattfanden. Die Teilnehmer waren freiberufliche EDV-Spezialisten, die Kurse für die Kunden des Unternehmens durchführten. Für die Veranstaltungen benötigte ich einiges an Infrastruktur (z.B. Videokamera, Fernseher, Beamer, Tageslichtprojektor), die Teilnehmerunterlagen wurden vom Auftraggeber vervielfältigt und an die Hotels geschickt. Außerdem nahm an dem Seminar immer auch ein Mitarbeiter des EDV-Unternehmens teil, um bestimmte Sachverhalte den Teilnehmern zu erläutern.

 

Einige Beispiele für ein „Pannen-Management“:

Referenten

Der angekündigte Mitarbeiter des EDV-Unternehmens fällt kurzfristig aus

Meine Lösung: Ich habe mir die Präsentation des Mitarbeiters vorher schicken lassen, um wenigstens die wichtigsten Informationen trotzdem weitergeben zu können.

 

Unterlagen

Ein Teil der Verteilunterlagen fehlt

Meine Lösung: Ich hatte immer einen Satz der Verteilunterlagen dabei, um schnell im Hotel Kopien anfertigen zu können.

 

Infrastruktur

Vorher zugesagter Videorecorder ist nicht verfügbar

Meine Lösung: Ich habe vorher recherchiert, welche Infrastruktur im Hotel verfügbar ist und mich nach Fachgeschäften im Ort erkundigt, um ggf. dort schnell ein Gerät leihen zu können.

 

Veranstaltungsraum mit Klimaanlage

Klima zu heiß oder kalt

Meine Lösung: Ich bin eine Stunde vor Veranstaltungsbeginn in den Raum gegangen. Damit war immer genügend Zeit, um die Temperatur noch zu verändern.

 

Technik

Geräte fallen aus

Meiner Lösung: Natürlich überprüfe ich immer vorher, ob z.B. Ersatzlampen vorhanden sind. Ansonsten siehe unter Infrastruktur

 

Verpflegung

Restaurantküche ist geschlossen, weil der Koch erkrankt ist

Meine Lösung: Schon vorher Ausweichadressen (Restaurants in der Nähe) eruieren.

 

 

Das waren einige Beispiele, Dinge, die mir passiert sind und die mich dann nicht gestresst haben.

Ich empfehle Ihnen, für Ihre Situation ähnliche Überlegungen anzustellen und Lösungen zu erarbeiten.