ERATH Organisation GmbH

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Wie vergeben wir nun unsere Prioritäten, welche Kriterien gibt es dafür?

Wir wollen uns das ganz systematisch erarbeiten.

Das erste Kriterium ist die Beantwortung der Frage: Ist die Aufgabe wichtig für den Unternehmenserfolg?

Wenn wir das bejahen können, bekommt die Aufgabe natürlich eine hohe Priorität.

Um diese Frage beantworten zu können, müssen wir natürlich die Ziele unseres Unternehmens kennen.

Anmerkung: Es ist sehr sinnvoll, die eigenen Aufgaben einmal aufzulisten und sie dann alle auf ihre Bedeutung für den Unternehmenserfolg „abzuklopfen“. Das kann durchaus zu Überraschungen führen – und zu der Überlegung, welche Aufgaben eigentlich gar nicht bearbeitet werden müssten.

Dann fragen wir uns:
Ist die Aufgabe termingebunden?
Wenn ja, müssen wir rechtzeitig beginnen.

Eine weitere Frage lautet:
Ist die Aufgabe eilig?
Wenn wir diese Frage mit ja beantworten, müssen wir der Aufgabe eine hohe Priorität geben, aber gleichzeitig fragen:

Warum ist sie eilig?
Sie wissen ja, 90% aller eiligen Aufgaben sind nur deswegen dringend geworden, weil die Bearbeitung nicht rechtzeitig begonnen wurde.

Wir müssen also auf jeden Fall Konsequenzen ziehen, damit das Wort „eilig“ immer seltener unsere Arbeitseinteilung beeinflusst.

Eine weitere Frage lautet:
Ist mir die Erledigung der Aufgabe unangenehm?
Wenn wir darauf mit ja antworten, kann es nur eine Antwort geben: So schnell wie möglich erledigen! Unangenehme Dinge belasten uns bei uns der Arbeit, wir verlieren unsere Effizienz. Außerdem wird es durch Verschieben nicht besser und nicht leichter.

Denken Sie doch nur mal an die Situation, dass Sie Zahnschmerzen haben und – was Ihnen nicht leicht fällt – einen Zahnarzttermin ausmachen müssen. Je eher Sie dies tun, desto größer ist die Chance, dass die Behandlung nicht so schmerzhaft wird. Wenn Sie dagegen die Entscheidung immer wieder hinauszögern, verlieren Sie vielleicht sogar einen Zahn, der sonst noch hätte gerettet werden können.

Also: Unangenehme Dinge nie auf die lange Bank schieben, sondern sofort handeln!!

Nun können Sie noch die Frage stellen:
Warten andere Abteilungen auf die Erledigung?
Wenn das der Fall ist, muss die Aufgabe rechtzeitig begonnen werden, sonst wird es irgendwann eilig!

Wir sollten uns aber auch einmal überlegen, ob die Aufgabe überhaupt ausgeführt werden muss.

Der ehemalige Weltkriegsgeneral und US-Präsident Dwight D. Eisenhower hat alle Aufgaben, die ihm nicht wichtig erschienen, dem Papierkorb anvertraut. Er hatte natürlich auch die Möglichkeit der Delegation, aber ihm war es sehr wichtig, dass unwichtige Aufgaben eliminiert wurden. Auf diese Weise konnten sich auch seine Leute auf das Wesentliche konzentrieren.

Damit wären wir auch schon bei der letzten Frage:
Kann die Aufgabe delegiert werden?
Delegieren kann natürlich auch Absprache mit den Kollegen bedeuten.