ERATH Organisation GmbH

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Eine große Zeitfalle ist die „Stapelbildung“.

Wenn ich in meinem Büro Unterlagen nicht geordnet in einer Arbeitsplatzablage, sondern in Stapeln auf dem Schreibtisch oder in einem Regal aufbewahre, dann benötige ich immer dann unnötige Zeit, wenn ich auf einen Vorgang zugreifen will. Das mögen im Einzelfall nur Sekunden sein, aber es summiert sich ...

Es ist auch keine Lösung, „geordnete Stapel“ zu haben, also z.B. befinden sich in einem Stapel die Unterlagen, die ich heute noch bearbeiten will, in einem anderen Stapel die Dinge, bei denen ich noch nicht so recht weiß, wann ich sie bearbeiten will usw.

Nein, glauben Sie mir: Jede Stapelbildung reduziert unsere Effizienz, lässt Stress bei der Suche entstehen, gibt unseren Kollegen keine Chance, etwas zu finden, wenn wir mal nicht da sind.

Wenn Sie konsequent zuordnen, werden sich keine Stapel bilden. Sparen Sie sich die unnötigen Rüst- und Suchzeiten, die durch Stapel entstehen!

Eine Frage zwischendurch: Wenn sich bei Ihnen am Arbeitsplatz Stapel bilden, wie bearbeiten Sie diese dann? Immer schön von oben? Dann bestehen gute Chancen, dass die untersten Vorgänge nie bearbeitet werden. Und mir scheint die Lösung, den Stapel gelegentlich umzudrehen, damit die unten liegenden Unterlagen auch mal ans Tageslicht kommen, nicht gerade optimal zu sein.

Stapelbildung vermeiden Sie am besten durch die konsequente Beachtung der folgenden drei Regeln:

Regel 1: Stellen Sie zwei Körbe für den Postein- und –ausgang auf!
Regel 2: Ordnen Sie alle Vorgänge Ihrer Arbeitsplatzablage zu – und zwar sofort!
Regel 3: Arbeiten Sie systematisch nach Ihrem Tagesplan!

Sie werden sehen: Das Arbeiten ohne Stapel reduziert den Stress enorm und bringt Ihnen deutliche Vorteile beim schnellen Auffinden von Unterlagen.

Sie sind immer auskunftsbereit, auch am Telefon. Damit stellen sich schnell motivierende Erfolgserlebnisse ein. Die Arbeit macht einfach mehr Spaß, wenn ich sie nicht mit im Grunde unnötigen Sucharbeiten verschwende.

Nebenbei bemerkt: Mehrere seriöse Untersuchen haben ergeben, dass in den Büros bis zu 20% der Arbeitszeit mit Suchen vertan werden – welch’ eine Verschwendung!