ERATH Organisation GmbH

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Dringend oder wichtig – gibt es da einen Zusammenhang?

Wir haben in anderen Tipps erfahren, dass nicht alle Arbeiten, die wir verrichten müssen, in gleicher Weise zum Erfolg des Unternehmens beitragen.

Daraus haben wir zur Festlegung von Prioritäten die ABC-Analyse entwickelt.

Zu dieser Thematik mache ich in jedem meiner Seminare eine Übung:

Ich bitte die Teilnehmer, die Aufgaben ihres nächsten Arbeitstages aufzulisten und für jede Aufgabe die Priorität entsprechend der ABC-Analyse zu vergeben. Wir gehen diese Übung dann gemeinsam durch. Dabei fällt etwas ganz stark ins Auge. Bei vielen Aufgaben, die von den Teilnehmern mit der Priorität A versehen wurden, lautet die Begründung dafür: „Diese Aufgabe ist ganz dringend, sie muss unbedingt sofort erledigt werden!“

 

Halt, hier stimmt etwas nicht! Wir haben doch erkannt, dass wir die Aufgaben nach Wichtigkeit einordnen müssen, von Dringlichkeit war da keine Rede!

Und wir kommen hier zu einem ganz entscheidenden Punkt.

Wichtigkeit vor Dringlichkeit !!!

Dieser Satz ist von großer Bedeutung! Wir müssen unsere Aufgaben nach Wichtigkeit erledigen.
Nun wissen wir aus der Praxis, dass es immer wieder dringende, eilige Aufgaben gibt. Doch an dieser Stelle müssen wir einmal innehalten und uns fragen:

Warum sind denn diese Aufgaben eilig? Und jetzt stellen wir auf einmal fest: Diese oder jene Aufgabe ist dringend, weil wir zu spät mit der Arbeit begonnen haben. Eine andere Aufgabe ist dringend geworden, weil ein Termin übersehen oder zu spät berücksichtigt wurde. Eine weitere Aufgabe müssen wir deshalb unbedingt heute erledigen, weil die Arbeit auf dem Schreibtisch eines Kollegen zu lange lag.

Diese Beispiele kann man unendlich fortführen.

Die Erkenntnis daraus ist: Mehr als 90% der Aufgaben, die wir „dringend“, „sofort“, „unbedingt noch heute“ erledigen müssen, wurden nur nicht rechtzeitig begonnen oder geplant oder sind irgendwo liegen geblieben.

Es ist also ganz wichtig, dass wir immer nach dem „Warum“ fragen müssen, wenn wir eilige Aufgaben haben. Und wir müssen natürlich daraus für die Zukunft Konsequenzen ziehen.

Die wichtigsten sind:

  • rechtzeitig beginnen,
  • vorher planen,
  • Arbeitsablauf sicherstellen.

Wir dürfen uns auf keinen Fall zufrieden geben mit der Tatsache, dass es nun mal immer wieder eilige Sachen gibt, die sofort erledigt werden müssen.

Jedes „Dringend“ hindert uns, eine wichtige Aufgabe anzupacken, unseren Tagesplan einzuhalten, systematisch zu arbeiten usw. usw. Und damit werden wir natürlich auch ineffizient in unserer Arbeit. Das ist aber ja wohl das Letzte, was wir wollen.