ERATH Organisation GmbH

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Der PC hat unsere Arbeitswelt und unser Leben verändert – eine Feststellung, die sicher jeder unterschreiben wird. Dass es dabei auch negative Seiten gibt – wer wollte das bestreiten?

Aber eines ist doch wohl klar: Die Datenverarbeitung hat eine ungeheure Rationalisierungswelle in Gang gesetzt. Unverzichtbar ist der PC, wir können ja gar nicht mehr ohne ihn arbeiten – zumindest nicht im Büro. Und doch sage ich: der PC ist eine der ganz großen Zeitfallen!

An drei Beispielen will ich das deutlich machen und natürlich auch Tipps zum Vermeiden dieser Zeitfallen geben.

 

Der Power-Point-Perfektionismus

Es ist wieder einmal eine wichtige Präsentation vorzubereiten – für den Chef, für den Vorstand, für eines dieser wichtigen Gremien. Und da setzen wir uns natürlich hin und basteln eine Präsentation zusammen, die sich gewaschen hat – mit bunten Farben, schönen Bildchen und großartiger Animation. Nur eine Schriftart? Wie langweilig! Drei verschiedene müssen es mindestens sein. Da vergehen schon schnell mal ein paar Stunden – es macht ja richtig Spaß, die vielen schönen Funktionen von Power Point auszuprobieren.

STOP! Ist das der Sinn der Sache? Ganz sicher nicht. Auf den Inhalt kommt es an, nicht auf die äußere Form! Sie sollten deshalb in Ihrem Unternehmen Regeln aufstellen, die für alle Mitarbeiter gelten:

 

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Regel 1: Entwickeln Sie ein Layout für Ihr Unternehmen, das für alle Präsentationen verwendet wird!
Regel 2: Verwenden Sie nur eine Schriftart in bis zu drei verschiedenen Größen!
Regel 3: Verwenden Sie maximal drei, möglichst nur zwei (klare, kräftige) Farben pro Folie.
Sie sollten die Farben gezielt einsetzen, damit gleiche Sachverhalte/Inhalte in der gleichen Farbe dargestellt werden!
Regel 4: Integrieren Sie nicht mehr als ein Bild pro Folie!
Regel 5: Verwenden Sie Animationseffekte sparsam und einheitlich!

 

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Und noch ein Tipp: Am schnellsten können Sie eine Präsentation erstellen, wenn Sie eine fertige als Vorlage benutzen und nur den Inhalt verändern. Hüten Sie sich also vor dem Perfektionismus – das ist nämlich auch eine ganz große Zeitfalle!

 

Surfen im Internet

Das Internet ist eine vielseitige und fast schon unverzichtbare Hilfe bei der täglichen Arbeit. Lassen Sie sich bei der Recherche aber nicht ablenken und suchen Sie nur das, was für Ihre Arbeit wirklich wesentlich ist. Viele Menschen können der Versuchung nicht widerstehen, schnell noch einmal im Internet ein wenig zu surfen, einen „interessanten“ Link aufzurufen usw.. Bedenken Sie bitte: Ihre Effizienz leidet stark darunter und damit letztlich auch der betriebliche Erfolg. Hier ist Disziplin erforderlich! Und dazu noch der Tipp: Sammeln Sie Ihre Recherchen und gehen Sie nicht wegen jeder einzelnen Suche ins Internet.

 

E-Mail-Eingang

Die E-Mail-Kommunikation hat in den letzten Jahren enorm an Bedeutung gewonnen. Sie ersetzt in vielen Fällen Fax und Brief. Das ist eine durchaus positive Entwicklung. Viele Menschen lassen sich aber inzwischen von den Mails ihre Arbeitseinteilung und Tagesplanung diktieren. Jede Mail wird sofort bei Eingang gelesen. Dazu wird die augenblickliche Arbeit unterbrochen, die Konzentration geht verloren. Oft wird auf die Mail sofort geantwortet. Ich empfehle Ihnen, E-Mails wie jede andere Post zu behandeln. Rufen Sie Ihre Mails nur zweimal am Tag ab und planen Sie die sich daraus ergebenden Arbeiten systematisch ein – wie Sie es mit einer Unterlage, die per Post oder intern durch einen Boten gekommen ist, auch tun. Und lassen Sie sich nichts einreden: Eine Angelegenheit wird nicht dadurch dringender oder wichtiger, wenn wir sie als Mail erhalten! Ein weiteres Problem ist die immer mehr zunehmende Flut von E-Mails, darunter auch Spams, Junk-Mails usw.

Hierzu sollten Sie die folgenden Regeln beachten:
Entwickeln Sie Richtlinien im Haus, z.B.

  • restriktive Nutzung von Verteilerschlüsseln
  • überlegen: wer braucht die Info wirklich?
  • deutlich kennzeichnen: Info oder Handlungsbedarf. Legen Sie Ordner an, z.B. für wichtige Kunden/Partner,
    A/B-Priorität Werbung und News-Letter
  • Werbung sofort löschen
  • News-Letter in Ordner „Lesen“, nicht benötigte News-Letter sofort abbestellen
  • -Jung-Mails und Spams abwehren bzw. sofort löschen.
  • Wichtige Kunden und Partner farblich kennzeichnen (durch entsprechende Einstellung –
    z.B. rot für wichtige Kunden, grün für interne Partner)

Systematisch planen und arbeiten (ABC-Analyse, nur zweimal täglich bearbeiten)
Und noch ein Tipp: Ich kenne einen Top-Manager, der jedes Mail, das ihn per „cc/Info“ erreicht, sofort löscht!