KommunalPLUS

KommunalPLUS erweitert REGISAFE public um zusätzliche Fachverfahren und schafft so eine einheitliche Oberfläche statt einer Vielzahl unterschiedlicher Insellösungen.

Somit können Sie Ihre Dokumente ebenso effizient verwalten wie Ihre Fachverfahren.

Die Nutzwerte von KommunalPLUS:

  • Einheitliche Verfahrensabläufe für kommunale Fachverfahren
  • Praxisorientierte Arbeitsschritte und Funktionen
  • Einfache Einarbeitung und intuitives Arbeiten

Durch Integration in unsere DMS-Lösung REGISAFE public steht jeder KommunalPLUS-Fachanwendung das gesamte Spektrum eines modernen Dokumentenmanagements zur Verfügung wie:

  • Intelligentes Suchen
  • Schneller Zugriff auf Dokumente und Vorgänge
  • Zentrale Adressverwaltung
  • Einheitliche Terminüberwachung

In der Praxis ergeben sich aus der gemeinsamen Nutzung von REGISAFE public und KommunalPLUS vielfältige Vorteile:

  • Aufwand und Kosten für Wartung, Schulung und Installation lassen sich wesentlich senken
  • Geringere Ressourcen-Anforderungen seitens der Hardware
  • Daten wie z.B. Adressdaten müssen nur einmal erfasst werden und stehen dann in allen Fachverfahren zur Verfügung
  • Updates für neue Funktionen oder gesetzliche Änderungen erfolgen weitgehend automatisch
  • Alle Fachanwendungen können an die örtlichen Besonderheiten angepasst werden. Die Flexibilität reicht bis hin zu individuell einstellbaren Verfahren und Antragsarten
  • Die Suche nach Informationen, Dokumenten, Bildern erfolgt mit modernsten Methoden, natürlich auch phonetisch
  • Engmaschige Plausibilitätsprüfungen verhindern Irrtümer beim Erfassen und bei der Bearbeitung von Daten
  • Die gesamte Ablagestruktur erfolgt automatisch im Aktenplan ohne Mehraufwand für den Sachbearbeiter
  • Der durchdachte Workflow ermöglicht ein zügiges, rationelles Arbeiten mit hohem Erfolgsgrad

KommunalPLUS sorgt für einen ungleich hohen Arbeitskomfort mit entsprechender Entlastung von Routinearbeiten. Das System schafft eine neue Sicherheit im Arbeitsalltag, da es Fehler verhindert und Entscheidungen qualifiziert.

Bautagebuch

Bauvorhaben. Mit Verfahrenskomfort.
Das KommunalPLUS Bautagebuch dient zur Abwicklung von Aufgaben der Gemeinden ohne bauordnungsrechtliche Zuständigkeiten und bietet insbesondere Verfahrensschritte für die Erteilung des Einvernehmens nach § 36 BauGB, der Beteiligung der Eigentümer von benachbarten Grundstücken und dem Schriftverkehr mit der Baurechtsbehörde. Darüber hinaus unterstützt es den Sachbearbeiter bei der Erledigung der zahlreichen Routineaufgaben, die Bauvorhaben mit sich bringen.

 

Unsere Lösung ermöglicht Ihnen:

  • Umfangreiche Datensammlung für Bauvorhaben
  • Nahtlose Integration der KommunalPLUS Grundstücksverwaltung als Grundlage für andere grundstücksbezogene Verfahren wie beispielsweise Bebauungsplan, Bau- und Altlasten, Denkmaleintragungen, Grundsteuer etc.
  • Synchrone Ablage von elektronischer Bauakte und Papierakte
  • Schriftverkehr mit der Baurechtsbehörde wegen Nachbaranhörung und Einvernehmen nach § 36 BauGB
  • Checklisten und Plausibilitätsprüfungen
  • Arbeitsschritte zum Erstellen und Archivieren von Schriftstücken
  • Definierbare Arbeitsabläufe mit Terminkontrolle
  • Integration in das DMS/ECM REGISAFE

 

Zusammenspiel von Grundstücksverwaltung und Bauakte
Der Verfahrenskomfort beginnt mit der integrierten KommunalPLUS Grundstücksverwaltung. Sie erlaubt nicht nur eine umfangreiche Datensammlung für die Grundstücke in der Gemeinde – insbesondere für die Bereiche Bebauungsplan, Gebietscharakter, Schutzgebiete, Baulasten, Altlasten und Denkmaleintragungen. Sie dient auch als ideale Grundlage für alle Bauvorhaben, die als Bauakte
mit KommunalPLUS Bautagebuch erfasst werden. Das beinhaltet alle Daten zum Bauvorhaben selbst sowie den entsprechenden Schriftverkehr

Daten und Dokumente werden automatisch im Aktenplan abgelegt und der richtigen Grundstücksakte zugeordnet. Sachbearbeiter erhalten mit KommunalPLUS Bautagebuch auf Mausklick den genauen Überblick:

  • Welche Bauvorhaben und sonstige Verfahren das Grundstück betreffen
  • Wann welcher Nachbar befragt wurde und wie er sich geäußert hat
  • Welche Festsetzungen des Bebauungsplanes oder des Landscha sschutzgebietes beachtet wurden
  • Welche Baulasten auf dem Baugrundstück bestehen oder erforderlich sind

 

Integrierte Lösung, die Information verbindet
Sein volles Potenzial kann das KommunalPLUS Bautagebuch entfalten, weil es in REGISAFE eingebunden ist. Damit steht ihm die Leistungskraft unseres überlegenen Dokumentenmanagementsystems zur Verfügung, unter anderem mit intelligenter und phonetischer Suche.

Und natürlich ist es möglich, über KommunalPLUS Bautagebuch eine Verbindung zu einem Geographischen Informationssystem (GIS) herzustellen, um sich dort das Grundstück anzeigen zu lassen.

 

Intuitiv und flexibel
Innerhalb der Bauakte werden alle Daten, Dokumente und Informationen zusammengefasst. Die Bauakte selbst stellt auch alle wichtigen Arbeitsschritte zur Verfügung. Dabei können je nach Bundesland die nicht benötigten Arbeitsschritte ausgeblendet werden. Die Erstellung von Sitzungsvorlagen und Mitteilungsschreiben an die Baurechtsbehörde, den Bauherrn, die zu informierenden externen und internen Stellen sowie den Grundstückseigentümer ist weitgehend automatisiert. Und sollte die Gemeinde für die Ausgabe der Baugenehmigung an den Bauherrn verantwortlich sein, wird der gesamte Schriftverkehr mit wenigen Klicks erstellt und dokumentiert.

 

Belegungsplan

Gebäude, Räume und Ressourcen.
Belegung mit Überblick.
Landkreise, Städte und Gemeinden haben Gebäude und Anlagen, Sportanlagen, Sitzungsräume, Festhallen und anderes mehr. Diese kosten Geld, sehr viel Geld. Umso wichtiger ist es, die Nutzung zu optimieren. Damit kein unnötiger Mehraufwand entsteht, muss die Lösung zur Planung der Belegungen und Nutzungen in die bestehende IT-Infrastruktur perfekt eingebunden sein. Die Integration von KommunalPLUS Belegungsplan in REGISAFE eröffnet dem Anwender den ganzen Funktionsumfang eines modernen Dokumentenmanagements und die bekannt problemlose Zweigleisigkeit von Papierakte und digitaler Akte.

So wird es möglich, den Mitarbeitern der Verwaltung Zugriff auf alle relevanten Informationen zu gewähren. Nicht nur der Sachbearbeiter behält damit jederzeit den Überblick über die Ressourcen der Gemeinde. Mit KommunalPLUS Belegungsplan lässt sich die Nutzung jeder Art von Gegenständen, Räumen und Gebäuden verwalten, wie z.B. Dienstfahrzeuge, Geräte, Sitzungssaal oder Geschirrmobil. Jede Belegung wird für einzelne Tage oder auch periodisch wiederkehrend festgelegt. Die Erstellung von
Gebührenrechnungen, Bestätigungen, Verträgen, Übergabeprotokolle und anderen Formalitäten ist weitgehend automatisiert.

 

Optimale und flexible Nutzung
Die Arbeit mit KommunalPLUS Belegungsplan gestaltet sich rationell und flüssig, weil Masken und Arbeitsschritte des gesamten Belegungsmanagements übersichtlich strukturiert sind. Nutzungsverträge, Checklisten, Bestätigungen und Übersichten werden mit festen und variablen Arbeitsabläufen schnell und einfach erstellt. Diese Flexibilität erlaubt es einer Verwaltung, für Räume, Fahrzeuge oder beliebige andere Objekte unterschiedliche Abläufe und Vorlagen festzulegen – je nach Belegungszweck. Belegungs- und Reservierungsdaten werden in einer Belegungsakte eingetragen und im REGISAFE-Terminkalender übersichtlich und mit frei wählbaren Farben für das jeweilige Belegungsobjekt dargestellt. In Listenform oder in einem Stundenplanformat lassen sich diese Belegungen dann auch auf Papier ausdrucken.

 

Detailliertes Reservierungsmanagement
Belegungen werden festgelegt auf Basis einzelner Tage bzw. monatlich, wöchentlich, jährlich oder über jeden anderen periodischen Zeitraum wiederkehrend. Wenn gewünscht, mit unterschiedlichen Erläuterungen für die Nutzung und unterschiedlichen Uhrzeiten – auch bei periodischer Festlegung. Dabei werden Ferien und Feiertage gleich angezeigt oder bei einer Dauerbelegung automatisch berücksichtigt. Nicht verfügbare Termine werden gleich herausgefiltert. Ärgerliche Überschneidungen lassen sich mit KommunalPLUS Belegungsplan leicht vermeiden. Der zuständige Sachbearbeiter wird auf mögliche Zeitprobleme bereits bei der Erfassung aufmerksam gemacht. Weil aber in der Praxis mehrere Personen in eine Belegung/Nutzung eingebunden sind, werden auch alle automatisch informiert. Mehr noch: zu jedem Objekt lassen sich spezielle Funktionen einstellen. So erstellt man mit drei Klicks z.B. den Nutzungsvertrag für den Raum, weil er von einem Verein gebucht wird. Wird aber der gleiche Raum durch die Kommune selbst genutzt und somit kein Nutzungsvertrag benötigt, bleibt dieser Arbeitsschritt automatisch verborgen.

Im Ergebnis ist KommunalPLUS Belegungsplan also mehr als ein einfaches Kalenderprogramm, in dem die
Belegungen dargestellt werden. Es ist vielmehr ein umfassendes Fachverfahren mit allen wichtigen und erforderlichen Funktionen nach dem Motto ‚Aus der Praxis – für die Praxis‘.

 

Vorteile im Überblick:

  • Verwaltung der Belegung/Reservierung von beliebig vielen Räumen und Objekten
  • Einmalige, periodische oder frei definierbare Belegungszeiträume mit Berücksichtigung von Ferien- und Sperrzeiten.
  • Spezielle Funktionen für die Fortschreibung und Verwaltung von Dauerterminen wie ‘Schulsport‘ usw.
  • Übersichten und Stundenpläne zur Terminüberwachung
  • Automatische Warnfunktion wegen möglicher Doppelbelegung
  • Automatische Information von zuständigen Personen über den Stand von Belegungen
  • Gebührenrechnungen mit oder ohne MwSt-Angaben
  • Schnelle und rationale Erstellung von Nutzungsverträgen und anderen Vorgängen

 

E-Justice

E-Justice:
Elektronischer Rechtsverkehr mit REGISAFE.
Das Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs vom 10. Oktober 2013 – kurz ERV FördG oder umgangssprachlich „e-Justice-Gesetz“ – enthält Regelungen für den verbindlichen elektronischen Rechtsverkehr mit der Zivil-, Verwaltungs-, Arbeits-, Finanz- und Sozialgerichtsbarkeit.

Zum 1. Januar 2022 wird die Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs im gesamten Bundesgebiet flächendeckend an allen Gerichten für alle professionellen Einreicher – also auch die Verwaltungen – verpflichtend. REGISAFE unterstützt Sie ab der Version 4.5 umfassend im Umfeld e-Justice.

Unsere e-Justice-Komplettlösung besteht aus folgenden Komponenten:

  • KommunalPLUS eJustiz für die Verwaltung und Bearbeitung von gerichtsrelevanten Unterlagen und Vorgängen.
  • Unterstützung des Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs (EGVP) für den rechtssicheren Versand und Empfang von elektronischen Akten.
  • Erweiterung der PDF/A-Konverter für die Zusammenführung und Paginierung von beliebigen elektronisch vorliegenden Dokumenten, die den Prozessakten beigefügt werden sollen.

 

KommunalPLUS eJustiz
Doppelte Funktionalität
KommunalPLUS eJustiz unterstützt Sie in der Verwaltung in Gerichtsverfahren, sowohl

  • wenn Sie als Klägerin auftreten als auch
  • wenn Sie die Beklagte sind.

 

Unterstützung des vorgegebenen XJUSTIZ Strukturdatensatzes

  • Übermittlung der gerichtsrelevanten Meta-Daten einer REGISAFE Gerichtsakte bei Klageerhebung.

Projektiert:

  • Aktualisierung bestehender Gerichtsakten z.B. Bestätigung einer Klageerhebung durch das Gericht
  • Automatisierte bzw. unterstützte Anlage von Gerichtsakten bei Erhalt von Klageschriften

 

Weitere Merkmale und Funktionalitäten

  • Flexibel für verschiedene Aktentypen, wie z.B. Arbeitsgericht-, Sozial- oder Strafakte, konfigurierbar.
  • Übersichtlich gegliederte Gerichtsakte (auch als Unterakte der Verwaltungsakte) mit Bearbeitungsreitern für die Klagebearbeitung, die Prüfung/Überwachung im Beteiligungsverfahren.
  • Je Aktentyp frei definierbare Bearbeitungsschritte auf den einzelnen Bearbeitungsreitern einschließlich
  • Fristenkontrolle.

 

Unterstützung des Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs (EGVP)
Mit der EGVP-Schnittstelle zu proGOV unseres Partners, der procilon Gruppe, Taucha, erfolgt der rechtssichere Versand und Empfang der elektronischen Prozessakten inkl. gerichtsrelevanten Meta-Daten. Die EGVP-Unterstützung ist nahtlos in REGISAFE integriert und erweitert es um folgende Funktionen:

  • In der Adressverwaltung werden die EGVP-Adressen mit verwaltet.
  • In der Mail/Wiedervorlage erfolgt die Auswahl des EGVP-Formats im Auswahlfeld des Mail-Typs
  • Beim Erstellen einer Mail besteht Zugriff auf den externe SAFE Verzeichnisdienst.

 

Erweiterung um die PDF/A Konverter
Über die Zusammenführungs- und Paginierungsfunktion mit den PDF/A Konvertern können beliebige elektronisch vorliegende Dokumente (Office, Mails usw.) zu einem Gerichtsdokument zusammengeführt werden.

Dieses Dokument wird

  • durchgängig nummeriert,
  • mit einem Inhaltsverzeichnis versehen und kann
  • als PDF-Dokument den Prozessakten beigefügt werden.

 

Ehrenamt

Engegement nutzen.
Ehrenamt gekonnt verwalten.
Wie der Name schon sagt: Wer sich in einer Gemeinde ehrenamtlich engagiert, dem ist es eine Ehre, ein besonderes Amt zu übernehmen. An Geld oder Ruhm denkt er dabei nicht. Umso schöner, wenn andere es für ihn tun – als Anerkennung und Dankeschön. Das geht ganz einfach mit dem Fachverfahren KommunalPLUS Ehrenamt.

Der oft jahrzehntelange Einsatz der Ehrenamtlichen für die Allgemeinheit – jetzt kann er amtlich dokumentiert werden. Seien es Geburtstage, Jubiläen oder andere Anlässe – KommunalPLUS Ehrenamt bietet den Überblick über alle wichtigen Daten. Besondere Verdienste werden nicht mehr vergessen, sondern können von der Verwaltung rechtzeitig gewürdigt werden. In Deutschland fühlt sich immerhin jeder Dritte dazu berufen, mehr oder weniger selbstlos für andere da zu sein, sei es bei der Feuerwehr, in sozialen Gemeindediensten, auf kulturellem und politischem Sektor oder auch in einem Verein. Deswegen verwaltet KommunalPLUS Ehrenamt auch nicht nur die Helfer im sozialen und gemeinnützigen Sektor, sondern führt auch Buch über die Angaben sämtlicher ehrenamtlicher Mitarbeiter in Vereinen, wie etwa Trainer, Betreuer, Schriftführer, Kassenwarte etc. Erfasst und aufgelistet werden diese Informationen chronologisch und berücksichtigen dabei auch historische Daten.

 

Ehrenamtliche Bürger erfassen
KommunalPLUS Ehrenamt ist das perfekte elektronische Nachschlagewerk für die örtlichen ehrenamtlichen Tätigkeiten. Keine Ehrung, kein Termin geht mehr verloren. Vorbei die Zeiten in denen man nicht weiß, welche Geschenke zu welchem Gedenktag und für wen gemacht wurden. Die Angaben werden in einer speziellen Ehrenamtsakte erfasst und verwaltet. Dokumente werden ganz einfach über die Standard-Funktionen oder mit konfigurierbaren Arbeitsschritten erstellt. Die historischen Daten fließen dabei automatisch in eine tabellarische Übersicht ein.

 

Ehrenamtliche Tätigkeit honorieren
Ehrenamtliche Mitarbeit bedeutet nicht automatisch, dass kein Geld im Spiel ist. KommunalPLUS Ehrenamt bietet für die Abrechnung von Entschädigungen eine flexible Möglichkeit für einmalige oder wiederkehrende Ansprüche. Für den Nachweis gegenüber dem Finanzamt werden automatisch entsprechende Übersichten je ‚Ehrenamtler‘ erstellt.

 

Ehrenamt auswerten
Die Suchfunktion von REGISAFE public wird speziell für die Ehrenamtsakte ergänzt und erstreckt sich über sämtliche Datensatzfelder – Voraussetzung für die benötigten individuellen Listen. Über die statistische Auswertung können auch Informationen wie Dauer der Tätigkeit, besondere Aufgaben, Funktionen etc. ausgewertet werden. So ist KommunalPLUS Ehrenamt die ideale Ergänzung für KommunalPLUS Sitzung, da es z.B. die Daten der Gemeinderäten vorhält.

 

Vorteile im Überblick:

  • Zentraler und übersichtlicher Datenpool als Grundlage
  • Dokumentation der Freiwilligenarbeit in Vereinen, Vereinigungen und Parteien
  • Chronologische Datensammlung für besondere Anlässe wie Geburtstag, Jubiläum, Ehrung
  • Effektive Datennutzung durch Verknüpfung mit der REGISAFE-Adressverwaltung
  • Automatisiertes Erstellen von Abrechnungen für Aufwandsentschädigungen
  • Schnelle und einfache statistische Auswertung

 

Genehmigung

Antragsverfahren.
Genehmigungsverfahren.
Einfach im Griff.

Die Flut an Genehmigungs- und Antragsverfahren nimmt leider trotz der Bemühungen um eine Verwaltungsvereinfachung immer mehr zu. Hierbei handelt es sich o um kleinere Verfahren, für die es entweder überhaupt keine Fachverfahren gibt oder die verhältnismäßig teuer und kompliziert zu bedienen sind.

Unsere Lösung ermöglicht Ihnen:

  • Einfache Administration unterschiedlichster Verfahren durch einheitliche Berechtigungsverwaltung und Systemeinstellung
  • Kostengünstige Möglichkeit, eine Vielzahl an Verfahren schnell und unkompliziert mit einer elektronischen Verfahrensakte abzuwickeln
  • Flexible und umfangreiche Übergabe von erfassten Daten an beliebige und frei definierbare Word-Vorlagen
  • Integration in das DMS/ECM REGISAFE

 

Integrierte Lösung, die Information verbindet
Sein volles Potenzial kann KommunalPLUS Genehmigung entfalten, weil es in REGISAFE eingebunden ist.
Damit steht ihm die Leistungskraft unseres überlegenen Dokumentenmanagementsystems zur Verfügung.
Die wichtigsten Informationen erhält der Antragsteller automatisch in der Eingangsbestätigung. Wo andere Fachverfahren schon an ihre Grenzen stoßen, erlaubt KommunalPLUS auch die phonetische Suche auf der Basis von Schriftstücken und Adressen der beteiligten Personen.

 

Allgemeine Verfahrensdefinitionen
Die im Folgenden aufgeführten allgemeinen Verfahrensdefinitionen stehen bereits zur Verfügung. Weitere können nach Ihren Anforderungen entwickelt werden.

  • Plakatierungserlaubnis
  • Sondernutzungserlaubnis
  • Verkehrsrechtliche Anordnung
  • Baumfällgenehmigung
  • Veranstaltungsgenehmigung
  • Aufgraberlaubnis
  • Anwohnerparkausweis
  • Förderantrag Dachbegrünung

 

Verfahrensdefinitionen für Gewerbe und Ordnungsamt
Folgende Verfahrensdefinitionen speziell für die Bereiche Gewerbe und Ordnungsamt stehen ebenfalls zur Verfügung.

  • Aufstellerlaubnis für Spielgeräte (§ 33c I GewO)
  • Bewachungserlaubnis (§ 34a GewO)
  • Erlaubnis für Spiele mit Gewinnmöglichkeit (§ 33d GewO)
  • Erlaubnis für Spielhallen oder Kasinos (§ 33i GewO)
  • Erlaubnis zur Schaustellung von Personen (§ 33a GewO)
  • Gaststättenkonzession (§ 2 GastG)
  • Geeignetheitsbescheinigung (§ 33c III GewO)
  • Gestattung (§ 12 GastG)
  • Gewerbeuntersagung (§ 35 GewO)
  • Maklererlaubnis (§ 34c)
  • Marktfestsetzung (§ 69 GewO)
  • Personenbeförderungsgenehmigung (§ 2 PBefG)
  • Reisegewerbekarte (§ 55 GewO)
  • Sperrzeitverkürzung (§ 18 GastG)

 

Intuitiv und flexibel
Der Umgang mit den verschiedenen Verfahren von KommunalPLUS Genehmigung ist denkbar unkompliziert. Für den kompletten Ablauf des jeweiligen Verfahrens lassen sich Daten und Arbeitsschritte außerdem an die örtlichen Anforderungen einstellen.

 

Grundstücksverwaltung

Grundstücke.
Daten, Merkmale, Verfahren.
Vieles in einer Gemeinde dreht sich um Grundstücke: Kauf- und Pachtverträge, Erschließung und Bebauung, Steuern, Bau- und Altlasten. All diese Informationen und damit zusammenhängende Adressen, Vorgänge und Schriftstücke können Sie einem oder mehreren Grundstücken zuordnen.

 

Unsere Lösung ermöglicht Ihnen:

  • Sammlung aller grundstücksprägenden und wertrelevanten Informationen wie die Lage des Grundstückes, die Zuordnung zu einem Bebauungsplan, vorhandene und erforderliche Baulasten sowie Beitrags- und Steuerangelegenheiten
  • Zusammenführung aller wichtigen Informationen zu Grundstücken, auch aus grundstücksbezogenen Verfahren, in der Grundstücksakte
  • Verknüpfung relevanter Informationen sowohl mit dem Aktenplan als auch mit dem Grundstück
  • Optional: grafische Darstellung der Grundstücke über Schnittstellen zu verschiedenen GIS-Systemen
  • Integration in das DMS/ECM REGISAFE

 

Integrierte Lösung,die Information verbindet
Ihr volles Potenzial kann die KommunalPLUS Grundstücksverwaltung entfalten, weil sie in REGISAFE eingebunden ist. Damit steht ihr die Leistungskraft unseres überlegenen Dokumentenmanagementsystems zur Verfügung, unter anderem mit intelligenter und phonetischer
Suche.

 

So können Sie schnell und einfach:

  • Individuelle Akten, Vorgänge und Schriftstücke aus der Grundstücksakte heraus erzeugen und ihr dadurch automatisch zuordnen
  • Besondere Grundstücksmerkmale erfassen, beispielsweise für die spätere Beurteilung von Baugesuchen
  • Eingescannte Grundstücksverträge sowohl der Verfahrens- als auch der Grundstücksakte zuordnen und damit die Grundlage für eine einfache Kaufpreissammlung schaffen
  • Einen Überblick über die Eigentumsverhältnisse gewinnen
  • Über eine Verfahrensakte für die Aufstellung eines Bebauungsplanes oder für ein Umlegungsgebiet alle betroff enen Grundstücke anzeigen lassen, um beispielsweise mit einem Serienbrief deren Eigentümer anzuschreiben

 

Basis für weitere Fachverfahren
Die KommunalPLUS Grundstücksverwaltung ist gleichzeitig auch die Basis für die Nutzung von folgenden weiteren speziellen Fachverfahren:

 

KommunalPLUS Bautagebuch
Dieses Fachverfahren dient zur Abwicklung von Aufgaben der Gemeinden ohne bauordnungsrechtliche Zuständigkeiten und bietet insbesondere Verfahrensschritte für die Erteilung des Einvernehmens nach § 36 BauGB, die Beteiligung der Eigentümer von benachbarten Grundstücken und den Schriftverkehr mit der Baurechtsbehörde.

 

KommunalPLUS Baugenehmigung
Dieses Fachverfahren eignet sich für alle Baurechtsbehördenund beinhaltet alle wichtigen Funktionen und Arbeitsschritte um baurechtliche Genehmigungsverfahren abzuwickeln.

 

Ideen- und Beschwerdemanagement

Bürgernähe.
Unkompliziert.

Bürgerbeteiligung beginnt bei kleinen Dingen, wie defekten Straßenlampen, Verschmutzung durch Tiere oder einfach die Anregung einer zusätzlichen Parkbank. Auch wenn die Ämter nicht täglich mit solchen
Anliegen zu tun haben: Vorrangig wichtig ist, dass keine Eingabe der Bürger unter den Tisch fällt, weil sie zu spät gesehen und bearbeitet oder sogar verlegt und vergessen wurde.

Unsere Lösung ermöglicht Ihnen:

  • Erfassung aller Anfragen, egal ob diese schriftlich, telefonisch oder persönlich gestellt wurden
  • Automatische Eingangsbestätigung und Weiterleitung an die verantwortliche Stelle
  • Automatische Erinnerungsfunktion und Mahnverfahren für alle verantwortlichen Sachbearbeiter
  • Automatische Dokumentation aller Abläufe in einer elektronischen Akte
  • Erledigungsinformation für den Bürger per Mausklick
  • Statistische Auswertung aller Ideen und Beschwerden
  • Optionale Anbindung der Mängelmelder-APP der Firma Form-Solutions
  • Integration in das DMS/ECM REGISAFE

 

Integrierte Lösung, die Information verbindet
Sein volles Potenzial kann das KommunalPLUS Ideen- und Beschwerdemanagement entfalten, weil es in REGISAFE eingebunden ist. Damit steht ihm die Leistungskraft unseres überlegenen Dokumentenmanagementsystems zur Verfügung.

Die wichtigsten Informationen erhält der Bürger automatisch in der Eingangsbestätigung. Um schneller agieren zu können, läuft die gesamte Abwicklung möglichst auf elektronischem Weg per E-Mail oder Fax.

Wo andere Fachverfahren schon an ihre Grenzen stoßen, erlaubt KommunalPLUS auch die phonetische Suche auf der Basis von Schriftstücken und Adressen der beteiligten Personen. Zusätzlich erlaubt eine Statistik-Funktion ausführliche Auswertungsmöglichkeiten der gespeicherten Akten.

 

Intuitiv und flexibel
Der Umgang mit KommunalPLUS Ideen- und Beschwerdemanagement ist denkbar unkompliziert. Für den kompletten Ablauf des Verfahrens sind lediglich einige wenige Arbeitsschritte nötig, und es werden auch nur wenige Daten gebraucht.

Zunächst wird die Anfrage erfasst und als Vorgang angelegt, dann per Mausklick an die zuständige interne oder externe Stelle weitergeleitet. Optional können die Daten auch über die Mängelmelder-APP der Firma Form-Solutions vom Bürger selbst erfasst und dann an Kommunal-PLUS Ideen- und Beschwerdemanagement übergeben werden. Dies erfordert lediglich eine zusätzliche Konfiguration der Mängelmelder-APP.

Die Sicherheit, dass die Anregungen oder auch Beschwerden je nach Dringlichkeit zügig bearbeitet werden, ist durch automatisch voreingestellte Termine und Fristen gewährleistet. Wenn sich die Bearbeitung zu sehr verzögert, erhält die zuständige oder/und die übergeordnete Stelle eine Mahnung – automatisiert oder einfach per Mausklick.

Der aktuelle Bearbeitungsstand wird in einem zentralen Dialogfenster festgehalten und in der Akte dokumentiert. Sobald das Ergebnis der Bearbeitung vorliegt, genügen zwei, drei Mausklicks und schon ist alles amtlich dokumentiert und der Bürger wird informiert.

 

Ratsinformation

Mehr Transparenz durch Bürgerinformation.
Moderne und papierlose Gremienarbeit.
Mobile Gremienarbeit mit der MandatsträgerApp.
Das mobile Arbeiten ist immer mehr eine Selbstverständlichkeit, auch im politischen Bereich. Bürger und Kommunalpolitiker wollen auf diesem Wege politische Entscheidungen vorbereiten und schnell auf Informationen zugreifen. Grundlage dafür ist unser “Ratsinformationssystem” mit folgenden Merkmalen:

 

  • Automatisiertes Bereitstellen von Daten und Dokumenten zur jeweiligen Sitzung sowie zu den Fraktionen und Gremiumsmitgliedern, getrennt nach:
    • öffentlicher Zugangsbereich für die Bürger
    • passwortgeschützter Zugangsbereich für die Mitglieder der Gremien, mit zahlreichen Zusatzfunktionen
  • PDF-Download-Option für
    • einzelne Dokumente
    • Sitzungsunterlagen auf Basis der Tagesordnung (Sitzungsmappe)
    • Gesamtdokumente pro Sitzung
  • Anpassung der Gestaltung der Ratsinformation an die jeweilige Homepage
  • Spezielle APPs für alle mobilen Endgeräte
  • Integration in das DMS/ECM REGISAFE

 

Datenpflege leicht gemacht
Die Bereitstellung der Informationen und Dokumente erfolgt ohne zusätzlichen Aufwand mit KommunalPLUS Sitzung. Je Gremium wird einmal festgelegt, welche Informationen zu welchem Zeitpunkt in welchem Zugangsbereich der Homepage veröffentlicht werden. Der Rest, wie beispielsweise die Konvertierung der Dokumente nach PDF, läuft vollautomatisch.

Lediglich für die erstmalige Freigabe der Sitzungsdokumente und der Sitzung selbst bedarf es einer entsprechenden Bestätigung durch den Sachbearbeiter.

 

Bürgerinformation – politische Arbeit transparent darstellen
Immer größer ist das Interesse an einer transparenten Darstellung der politischen Entscheidungen in der Öffentlichkeit. Je nach Erfordernis können die entsprechenden Daten und Dokumente in folgenden Rubriken veröffentlicht werden:

  • Sitzungstermine
  • Gremien
  • Personen
  • Fraktionen
  • Dokumente

Über den sogenannten Informationsdienst lassen sichweitere, individuelle Rubriken generieren, um dort sitzungsunabhängig Dokumente aus Bereichen wie Ortsrecht, Vereinsnachrichten etc. bekannt zu machen. Um die benötigten Informationen schnell finden zu können, steht eine einfach zu bedienende Suche zur Verfügung.

 

Ratsinformation – papierloses Arbeiten im politischen Umfeld
Mehr denn je verändert die Technik derzeit den Anspruch der Politik auf medienbruchfreien Zugang und Kommunikation. Damit dem Anspruch Rechnung getragen werden kann, sich auch „ohne Papier“ auf Sitzungen vorbereiten zu können, bietet BürgerPLUS Ratsinformation für Gremienmitglieder und sonstige Personen einen geschützten Zugangsbereich. Mithilfe von Benutzerkennung und Passwort hat dieser Personenkreis nicht nur den Zugriff auf die Daten aus dem Bereich der Ratsinformation, hier können auch darüber hinausgehende Informationen und Dokumente vorgehalten werden.

Zusätzliche Funktionen ermöglichen diesem Personenkreis, sich ohne Papier auf die Beratungen vorzubereiten und Meinungen mit anderen Personen oder der Fraktion auszutauschen. Mit dem speziellen Informationsdienst kann sich der registrierte Nutzer per E-Mail über Neuerungen bei den Sitzungen informieren lassen. Durch das Erfassen von Notizen zur jeweiligen Sitzung kann er seine
Argumente und Gedanken festhalten und mit anderen registrierten Nutzern teilen.

 

Kommunalpolitik wird mobil
Der Mandatsträgermodus mit der MandatsträgerApp für iOS (iPhone, iPad) und Android (Smartphone und
Tablets) ist eine Erweiterung des Ratsinformationssystems und ist speziell auf mobile Endgeräte ausgerichtet. Dabei stehen dem Nutzer die gleichen Funktionen wie im normalen Browser zur Verfügung.

Egal von wo, man erhält einen schnellen Überblick über anstehende und zurückliegende Sitzungen einschließlich Beschlussvorlagen und Protokollen für den öffentlichen wie auch für den nicht-öffentlichen Sitzungsteil. Dokumente können heruntergeladen, lokal gespeichert und bearbeitet werden.

 

Sitzung

Innovativer Sitzungsdienst.
Einfache Sitzungsgeldabrechnung.
Grundlage für mobile Gremienarbeit.
Erfolgreiche Gremienarbeit stellt die Themen und deren Inhalte in den Vordergrund. Grundlage dafür ist ein einfacher und effektiver Sitzungsdienst wie KommunalPLUS Sitzung mit folgenden Merkmalen:

  • Standardisierte und anpassbare Abläufe für das komplette Sitzungsmanagement
     Erweiterbar durch:
    • Individuelle Workflows
    • Elektronische Signatur
    • Automatisierte Sitzungsgeldabrechnung
  • Symbiose von Papierakte und digitaler Fachakte für schnellen Zugriff auf Daten, Fakten, Informationen
  • Transparenz und mobile Gremienarbeit durch das Ratsinformationssystem
  • Einzigartige Integration in das REGISAFE-Gesamtsystem
  • Unschlagbare Suchmöglichkeiten
  • Integration in das DMS/ECM REGISAFE

 

Arbeitsabläufe für das komplette Sitzungsmanagement
Verwaltungen sind verschieden und arbeiten individuell. Daher sind die Anforderungen an einen Sitzungsdienst in öffentlichen, kirchlichen und sonstigen Bereichen so vielfältig wie die Arbeitsabläufe. Alle haben das gleiche Ziel: Die Grundlage zu schaffen für eine möglichst reibungslose Gremienarbeit. Daher sind folgende Abläufe je Gremium entsprechend der Erfordernisse anpassbar:

  •  Erstellen der Beratungsgrundlagen
  • Pflege und Zusammenstellung der Tagesordnung
  • Versenden der Einladungen und Bekanntmachungen
  • Erfassen der Beschlüsse
  • Dokumentieren der Beratung
  • Kontrolle der Beschlussumsetzung

 

Modularer Ausbau – je nach Bedarf
„Jedem das Seine“ – so lautet die Devise von Kommunal- PLUS Sitzung. Nicht jeder braucht immer alles bzw. alle möglichen Funktionen. Daher kann man den Sitzungsdienst jederzeit nach Bedarf modular erweitern.

Mit dem individuell gestaltbaren Workflow-Modul lassen sich die bestehenden Arbeitsschritte erweitern. Zum Beispiel kann man die Freigabe von Sitzungsvorlagen oder die Beschlusskontrolle mit oder ohne elektronische Signatur gestalten.

Die Entschädigung für die Gremienmitglieder lässt sich mit KommunalPLUS Sitzungsgeld vollautomatisch berechnen. Dabei werden Monats- und/oder Funktionspauschalen ebenso ausgewiesen und berücksichtigt wie die Reisekostenabrechnungen oder Fraktionsabzüge. Und wenn besondere und besonders komplizierte Berechnungen notwendig werden? KommunalPLUS Sitzungsgeld verfügt für diese Fälle über eine Programmoption zur individuellen und einfachen Anpassung.

 

Schneller Zugriff auf alle Infos aus der Sitzung bzw. der digitalen Fachakte
Es wird viel von der elektronischen Akte gesprochen, aber nicht immer ist diese auch schon Realität. Durch die einzigartige Technik ist nicht nur das parallele Arbeiten in Papier und Elektronik möglich. Einfach und schnell wird die elektronische Verfahrensakte mit dem jeweiligen Tagesordnungspunkt verknüpft. Im Ergebnis werden damit alle Informationen und Dokumente zusammengeführt.

Ohne Medienbruch sorgt das für einen schnellen Zugriff auf die Unterlagen einer Sitzung, aber auch auf
die Dokumente aus dem jeweiligen Fachamt. Selbstverständlich wird der Datenschutz dabei durch unterschiedlich einstellbare Zugriff sberechtigungen auf der Ebene der Dokumente gewahrt.

 

Ratsinformationssystem schafft Transparenz und ermöglicht mobile Gremienarbeit
Mit der optionalen Erweiterung KommunalPLUS Ratsinformation erfüllt KommunalPLUS Sitzung auch modernste Anforderungen. So werden Übersichten und Inhalte der Sitzungen automatisch für die Veröffentlichung auf der Homepage bereitgestellt. Gremienmitglieder oder ausgewählte Personen erhalten einen speziellen Zugang zu allen relevanten Sitzungsdaten. Unter Wahrung des Datenschutzes werden diese Informationen aber auch der Bürgerschaft entsprechend den individuellen Vorgaben zur Verfügung gestellt.

Das Fachverfahren wird damit zu einem praktischen Entscheidungs-Support-System, jederzeit vom eigenen PC aus erreichbar. Insgesamt markiert KommunalPLUS Sitzung zusammen mit dem Ratsinformationsdienst den entscheidenden Schritt auf dem Weg zur papierlosen Gremienarbeit und mehr Transparenz im politischen Umfeld.

 

Stellenbesetzung

Stellenausschreibung.
Bewerberauswahl mit System.
Nichts kann bei der Auswahl von Bewerbern Ihre Instinkte und Erfahrungen ersetzen. Aber unser Fachverfahren KommunalPLUS Stellenbesetzung befreit Sie endlich von zeitraubender Routine in den Auswahlverfahren. Die spürbare Erleichterung beginnt bereits bei der Erfassung von Bewerbungen, ob sie nun per Post oder per E-Mail eingehen. Die Bewerberlisten lassen sich flexibel auswerten und ergänzen. Die eigentliche Auswahl wird durch eine übersichtliche Oberfl äche erleichtert.

Dabei sind auch alle Beteiligungsverfahren für interne und externe Stellen und den Personalrat automatisiert – eventuelle Informationsdefizite können somit ausgeschlossen werden. Insgesamt verwandelt KommunalPLUS Stellenbesetzung den gesamten Ablauf von der Bewerbung bis zur
Entscheidung in ein übersichtliches, einfach zu bewältigendes Projekt. Mit lückenloser Terminüberwachung und Checklisten.

Bisherige Anwender loben die Unterstützung des Sachbearbeiters und die enorme Flexibilität von KommunalPLUS Stellenbesetzung im Büroalltag, welche die Fehlerhäufi gkeit deutlich reduziert.

 

Finden Sie “den Richtigen (m/w)”
Viele Bewerbungen bieten viel Auswahl – und verursachen viel Aufwand. Jede Bewerbung will und muss geprüft werden. KommunalPLUS Stellenbesetzung verringert diesen Aufwand auf einen Bruchteil und organisiert alle Schritte zu einem komfortablen und rationellen Ablauf.

Einmal erfasst, stehen die Bewerbungsdaten für variable Übersichten, Einladungen, Absagen und individuelle Schreiben zur Verfügung. Die gesamten Bewerbungsunterlagen und alle Schreiben, ob E-Mail, Brief oder Fax, werden automatisch in der richtigen Bewerberakte gespeichert. Textbausteine vereinfachen und beschleunigen die Korrespondenz, z.B. die Eingangsbestätigung, Terminvorschläge, Absagen und Zusagen.

 

Beteiligung und Datenschutz sicherstellen.
Weil die Bearbeitung harmonisch im System integriert ist, lassen sich Kollegen problemlos jederzeit „zuschalten“. Deshalb können auch Vorstellungstermine mit Bewerbern und Kollegen innerhalb der Verwaltung oder im Gemeinderat auf Knopfdruck koordiniert werden.

Mit KommunalPLUS Stellenbesetzung lassen sich die hohen Anforderungen des Datenschutzes einfach und pragmatisch umsetzen. Somit haben nur berechtigte Mitarbeiter den Zugriff auf die Bewerbungsdaten. Und nach Abschluss des Verfahrens lassen sich die nicht benötigten Bewerberakten einfach und ohne lästiges Suchen löschen.

Vorteile im Überblick:

  • Automatisierte Erstellung wichtiger Schriftstücke wie Eingangsbestätigung, Einladung, Absage, Zusage
  • Schnelle und direkte Kommunikation mit allen beteiligten Stellen und Bewerbern per E-Mail oder Post
  • Systemgesteuerte Ablage der erstellten Schriftstücke beim jeweiligen Bewerber
  • Flexibles Erfassen und Zuordnen von Bewerbern zu Terminen und Verfahrensschritten
  • Einhaltung des Datenschutzes leicht gemacht
  • Status-Übersicht nach frei wählbaren Kriterien
  • Verfahrensabwicklung in Papier oder rein elektronisch
  • Vorstufe zur digitalen Personalakte