regisafe

Schnell

Verlieren Sie niemals den Überblick. Dank schneller und effizienter Suchalgorithmen, finden Sie jedes Dokument im Handumdrehen.

Einfach

Es war noch nie leichter Dokumente zu verwalten. Mit wenigen Mausklicks haben Sie Dokumente erstellt, gelöscht oder editiert und den kompletten Vorgang verfügbar.

Verlässlich

Dank über 28 Jahren Erfahrung am Markt zählt REGISAFE zu den führenden DMS-Lösungen. Bundesweit ist es in den Rathäusern das sogar am meist installierte DMS-System.

Dokumenten- und Wissensmanagement auf höchstem Niveau dank REGISAFE.

Vertrauen auch Sie wie über 1500 andere Kommunalverwaltungen und andere Öffentliche Einrichtungen auf den Marktführer in Sachen kommunales Dokumentenmanagement.

Aufgrund des modularen Aufbaus von REGISAFE ist ein Zuschnitt auf Ihre individuellen Anforderung jederzeit möglich.

 

Eigenschaften

  • Perfekte Integration von Papierdokumenten, elektronischer Ablage und Kommunikation
  • Verwaltung und Archivierung von Rechnungen, Verträgen, Manuskripten, Briefen, Grafiken, Bildern, Audio- und Video-Dateien, E-Mails und Faxen
  • Bürokommunikation, Mailkommunikation, Wiedervorlage, Fristenkontrolle und Terminplanung
  • Revisionssichere E-Mail-Archivierung
  • Workflow-Steuerung
  • Adressverwaltung und Telefonie
  • Vertretungsregelung
  • Detaillierte Zugriffsberechtigungen
  • Mehrstufige Versionskontrolle
  • Dokumentensicherheit
  • Modernste und intelligente Suchfunktionen, zum Beispiel phonetisch, nach Synonymen, nach Kundenzugehörigkeit, Volltext, Datum, Vorgang, Geschäftszeichen oder nach individuell vergebenen Codes und Kriterien
  • Schnittstellen zur Optimierung der kommunalen Datenverarbeitung
  • Verschiedene Spezialakten wie Bauakte oder Gewerbeakte zur strukturierten Erfassung und Ablage Ihrer Daten
  • Druck- und Scan-Funktionen
  • Postausgangserfassung
  • Qualifizierte elektronische Signatur
  • Datei-Konvertierung zur elektronischen Langzeitarchivierung
  • SAP-Integration: Zertifizierte Schnittstelle


Funktionen

Dokumentenmanagement (DMS/ECM)
  • – Aktenplanverwaltung bzw. Findex/Bereichsverwaltung

    • Bestehende Aktenpläne werden eingebunden
    • Hierarchische Abbildung und Navigation
    • Haushaltsstellen, Produktkennungen, Hinweise undAufbewahrungsorte werden automatisch hinterlegt

  • – Vorgang bzw. Aktenverwaltung

  • – Bandverwaltung

  • – Schriftgut bzw. Dokumentenverwaltung

    • Verwaltung jeder Art von Dateien: Texte, Tabellen, Grafiken, E-Mails, Faxe, Scandokumente, Bilddateien, Multimedia-Dateien u.v.m.
    • Die Anwendungsprogramme z.B. von Microsoft Office werden problemlos eingebunden
    • Automatisierte Schriftstückerstellung mit Verknüpfung zur Adressverwaltung
    • Integration von Vorlagen mit Übergabe der Sachbearbeiterdaten
    • `Drag & Drop`-Funktion zur einfachen Dateiablage in REGISAFE public
    • Serienbrieffunktion
    • Ablagefunktion für die Trefferlisten jeder REGISAFE public
    • Suche
    • Notizen zum Schriftstück, unabhängig vom Dateityp, mit eigener Zugriffsberechtigung und druckbar

  • – Schriftstück-Viewer

    • Virensichere, anwendungsunabhängige Dateivoransicht
    • Unterstützt mehr als 200 Dateiformate
    • Dateivoransicht mit Blätterfunktion direkt in einer Trefferliste
    • Miniaturansicht aller Seiten bei mehrseitigen gescannten Schriftstücken sowie bei mehreren Schriftstücken (wie aus einer Trefferliste)
    • Drehen und Verschieben einzelner oder mehrerer Seiten
    • Notizfunktion zum Festhalten von Anmerkungen zu einzelnen Dokumenten
    • Anzeigen mehrerer Dateien zur selben Zeit

  • – Schriftgut-Scanner (Barcode/Capture)

    • Unterstützung nahezu aller TWAIN-kompatiblen Scanner
    • Unterstützung von Netzwerk-Scannern
    • Automatisches Entfernen leerer Seiten sowie weißer undschwarzer Ränder, Geraderichten
    • Vordefinition von Scan-Einstellungen (Auflösung, Papierformat, Einzug, Farbmodus u.v.m.)
    • Scannen eines Stapels in einem oder mehreren, auch zeitlich versetzten Arbeitsschritten, spätere Zuordnung sowie das Nachscannen von Seiten möglich
    • Ausschneiden von Bereichen z.B. für Zeitungsausschnitte
    • Stapelzuordnung mehrerer Dokumente
    • Elektronische Postverteilung
    • In Microsoft Word erstellte Dokumente können mit einem Barcode versehen werden
    • Zu einem späteren Zeitpunkt können diese Dokumente, ergänzt um handschriftliche Einträge und zusätzliche Seiten, gescannt und automatisiert zugeordnet werden
    • Aus externen Anwendungen importierte und mit Barcode versehene Dokumente können ebenfalls gescannt und automatisiert zugeordnet werden
    • Automatisierte Zuordnung gescannter Seiten anhand definierbarer Regeln: gleichförmige Dokumente wie Rechnungen, Bescheide, Kontoauszüge usw. können vollautomatisch verarbeitet werden
    • Nutzung von Barcodes und OCR (Texterkennung)
    • Zugriff auf Daten interner und externer Datenbanken
    • Automatisches Anlegen von Teilakten/Vorgängen, Adressen u.v.m. anhand der ausgelesenen Informationen
    • Kontroll- und Korrekturmöglichkeit der Zuordnungsdaten

  • – Sitzungsverwaltung

    • Integrierte Sitzungsverwaltung mit Verknüpfung zu allen Anwendungsmodulen
    • Organisation der Sitzungsvorlagen, Protokolle und der zur Sitzung gehörenden Schriftstücke
    • Abbildung aller Sitzungsinformationen

  • – Check-In / Check Out

    • Einzelne oder mehrere Schriftstücke können als Datei lokal auf Ihre Festplatte oder z.B. einen USB-Stick gespeichert werden
    • Nach der Bearbeitung können diese Dateien wieder an REGISAFE public zurückgegeben werden

  • – Suchfunktion mit phonetischer Suche

    • Alle Suchfunktionen aller REGISAFE-Module stehen gemeinsam an zentraler Stelle zur Verfügung
    • Gespeicherte Suchkriterien können per Mausklick aufgerufen werden

  • – Volltextrecherche

    • Indizierte Volltextsuche in Datei-Inhalten und Meta-Daten nach Wortbestandteilen und Wortanfängen
    • Suche mit Phonetik und Synonymen
    • Begrenzbare Suchbereiche beispielsweise auf Aktenzeichen, Teilakten/Vorgangskennungen, Adressen, Schriftstücke, Sitzungen, Entstehungszeitraum u.v.m.
    • Indizierung unterschiedlichster Dateiformate wie z.B. Office-Dokumente, PDF-Dateien, gescannte Dokumente via Texterkennung etc.
    • abhängig von den eingebundenen Datei-Konvertern

  • – Druckfunktion

    • Modulübergreifende Druckfunktion (z.B. Aktenplan, Trefferlisten, Karteikarten, Tabellen)
    • Direktes Drucken von E-Mails inkl. der angehängtenDateien
    • Bearbeiten und Speichern der Druckausgabe

  • – Integriertes Kommunalpaket (public) mit:

    • Diversen Sach- und Steuerakten
    • Mitteilungsblatt
    • Posteingangserfassung
    • Verwaltung eines alten Aktenplans

  • – Integrierte CRM-Funktionalität (economie)

  • – Import/Export

    • Import von Daten aus anderen Anwendungsprogrammen oder Fachanwendungen
    • Export sämtlicher Daten in ein Standardformat
    • REGISAFE-Connector

      1. Teilakten/Vorgänge, Schriftstücke und Adressen an REGISAFE zu übergeben
      2. Übergebene Schriftstücke in REGISAFE aufzurufen

  • – Statistik

    • Erstellen von statistischen Auswertungen aller Daten der REGISAFE-Datenbank
    • Auswertungsmöglichkeiten können entsprechend anwendungsspezifischer Anforderungen programmiert werden
Lösungen für den Aktenlebenszyklus
  • – Registraturverwaltung

    • REGISAFE public zentralisiert Ihre Registraturverwaltung und dezentralisiert die Recherche
    • Aktenanforderungen werden beschleunigt bearbeitet: die Aktenausgabe erfolgt mit einem automatisch erstellten Barcode, der bei Ausgabe sowie Rückgabe eingelesen wird
    • REGISAFE public erstellt Beschriftungsetiketten für Ordner und Akten
    • Legscheine für Akten können einfach und komfortabel per Mausklick produziert werden
    • Elektronische Akten und Papierakten werden von REGISAFE public synchron gehalten
    • Das leidige Phänomen der verschwundenen oder vergessenen Akten ist überwunden: REGISAFE public überwacht sie mit elektronischer Aktenverfolgung und Rückgabe-Erinnerungsfunktion

  • – Altregistratur
  • – Aussonderungsfunktion

  • – Archivverwaltung

    • Bestandsverwaltung für Archive
    • Datenübergabe von Metadaten und Dokumenten ins Archiv
    • Verzeichnung mit den Eingabemasken: Akte, Bauakte, Foto/Postkarte, Karte/Plan, Bücher/Literatur, Personalakte, Plakat, Sammlung, Zeitungsausschnitt/Zeitungsauswertung
    • Weitere Masken oder zusätzliche Eingabefelder jederzeit möglich

  • – PDF/A-Konverter

  • – Schnittstelle zu NAS-WORM-Systemen

Zusammenarbeit
  • – Workflow

    • Sie bestimmen im Voraus Eckdaten wie Reihenfolge, beteiligte Mitarbeiter und Terminvorgaben, nach denen der Vorgang bearbeitet werden soll
    • Sämtliche Arbeitsschritte werden dokumentiert
    • Der aktuelle Bearbeitungsstand ist jederzeit abrufbar
    • Kontrollpunkte sorgen dafür, dass wichtige Voraussetzungen wie Fristen oder besondere Bedingungen eingehalten werden
    • Das Modul optimiert nicht nur Routine-Abläufe, sondern auch Adhoc-Projekte
    • Unterschiedliche Nutzungsberechtigungen steuern den Zugriff
    • Workflow arbeitet funktionsbezogen, d.h. Personaländerungen haben keinen Einfluss auf den Ablauf

  • – Elektronische Signatur

    • Dokumente können elektronisch unterschrieben werden
    • Anzeigemöglichkeit für erfolgte Unterschriften
    • Vertretungsregelungen werden berücksichtigt
    • Zeitpunkt der Unterschrift und Reihenfolge mehrerer Unterschriften werden protokolliert
    • Zeichnungsarten können individuell nach Ihren Bedürfnissen angelegt werden
    • Entspricht der Stufe 2 des Signaturgesetzes (Fortgeschrittene elektronische Signatur)

Bürokommunikation
  • Integriertes E-Mail- und Wiedervorlagenmanagement
  • Schnittstellen zu E-Mail- und Groupware-Lösungen anderer Anbieter
  • E-Mail-Archivierung
  • Integration von Office-Anwendungen
  • Adressverwaltung
  • Verteilerverwaltung
  • Telefonwahl
  • Terminmanagement
  • Etikettendruck auch für Systemetiketten

Administration
  • Feingranulares Zugriffs- und Berechtigungskonzept
  • Erweiterte Benutzerverwaltung mit Zusatzdatenverwaltung
  • Schnittstelle zu LDAP-Benutzerverwaltung
  • Vertretungsregelung

Sicherheit
  • Benutzerzugriffskontrolle
  • Geschützter Dateispeicher
  • Verschlüsselung
  • Aktivitätsprotokoll
  • Versionskontrolle
  • Datei-Integritätsprüfung
  • Synchronsicherung

Sonstiges
  • Scan-Lösung für Kfz-Zulassungsstellen (public)
  • Kassenbelegsarchivierung aus diversen HKR-Verfahren (public)
  • Diverse Konverter-Module
  • eGovernment & Internet
  • Webclient und mobile Lösungen

Schnittstellen

  • GIS-Systemen
  • HKR / ERP-Systemen
  • Content Management Systemen
  • Sitzungsdiensten
  • E-Mail-Verfahren / Secure E-Mail Gateway
  • Kfz-Zulassungsverfahren
  • Führerscheinwesen
  • Einwohnermeldewesen
  • Formular-Lösungen

Speziallösungen

  • Bildarchiv
  • CD-Archiv
  • EDV-Bestandsverwaltung
  • Fahrzeugakte
  • Rundschreiben-Import
  • Literaturverwaltung
  • Personalausweisregister
  • Personendatenauskunft
  • Postausgangserfassung
  • Pressearchiv
  • Vertragsmanagement
  • Verwaltungseinheiten
  • Vortragsbuch

Erweiterungen (KommunalPLUS)

  • Bautagebuch
  • Belegungsplan
  • Ehrenamt
  • E-Justiz
  • Genehmigung
  • Grundstücksverwaltung
  • Ideen- und Beschwerdemanagement
  • Ratsinformation
  • Sitzung
  • Stellenbesetzung

Mehr über KommunalPLUS

Archivierungslösungen

Archivierungslösungen.
Für Rechnungs- und Kassenbelege.
Als modernes DMS bietet REGISAFE public mehr als nur die Ablage von Schriftstücken.

REGISAFE public überwindet die typischen Hemmnisse im herkömmlichen Umgang mit Belegen und schafft ein gleichermaßen rationelles, verlässliches und bequemes Belegmanagement.

Bemerkbar wird es bei der automatisierten Ablage gescannter Rechnungs- und Kassenbelege oder bei der Feststellung, wie einfach und problemlos Belege in REGISAFE public wiedergefunden, angezeigt und gedruckt werden können.

Auch der vollständig elektronische Rechnungsworkflow ist in REGISAFE möglich. Der gesamte Schriftverkehr und Verwaltungsvorgang kann zudem über REGISAFE public gesteuert werden.

 

Fünf Schritte für ein gutes Belegmanagement
Typischer Workflow am Beispiel: „Frühes Scannen“

REGISAFE beweist seine Wirtschaftlichkeit durch eine konsequente Reduktion der Arbeitsschritte in der Bearbeitung von Rechnungs- und Kassenbelegen:

  • Drastische Reduktion manueller Eingaben durch die automatische Datenübertragung aus gängigen HKR-Fachanwendungen – somit werden Fehler vermieden
  • Erhebliche Zeitersparnis durch teilautomatisierte Zuordnung und Ablage der digitalisierten Belege
  • 100%-Integration der Rechnungs- und Kassenbelege in eine umfangreiche Gesamtlösung
  • Komfort, Sicherheit und Zeitersparnis mit der REGISAFE-Suchfunktion (phonetische, Schnell-, Detail- und Volltextsuche, gespeicherte Kriterien)
  • Fälschungssichere Speicherung der Daten durch die siebenfache Sicherheit von REGISAFE (Benutzerzugriffskontrolle, Aktivitätsprotokoll, Versionskontrolle,Schutz des Dateispeichers, Verschlüsselte Speicherung, Datei-Integritätsprüfung, Dateispeicher-Synchronsicherung)
  • Optimale Übersicht durch Zusammenfassung der Daten in einer ergonomischen Darstellung
  • Auskunftssystem für alle berechtigten Mitarbeiter in der gesamten Verwaltung
  • Einzigartige Zuordnung der Rechnungsbelege zu Sachthemen, Sachakten, Projektakten usw.

 

Aktuell bietet REGISAFE public Schnittstellen zu einer ganzen Reihe von gängigen HKR-Fachverfahren:

  • CIP-KD
  • DZ-Kommunalmaster Finanzen [SAP] (KM-Kameral)
  • DZ-Kommunalmaster Finanzen [SAP] (KM-Kommunale Doppik)
  • Finanz+ Kameral
  • Finanz+ Kommunale Doppik
  • KIRP
  • KM-SteuernAbgaben
  • KM-Veranlagung
  • Newsystem Finanzwesen
  • ProDoppik
  • OK.FIS/FINzD Kameral
  • OK.FIS/FINzD Doppik
  • …weitere in Vorbereitung

 

Connected Work

REGISAFE verbindet Welten.
Willkommen bei REGISAFE connected work. Erfahren Sie hier, wie unsere Neuentwicklungen, die REGISAFE-Microsoft-Exchange-Synchronisation und die REGISAFE-Apps, Ihnen die Welt des mobilen Arbeitens erschließen.

DIE REGISAFE-MICROSOFT-EXCHANGE-SYNCHRONISATION
Die Exchange-Synchronisation verbindet REGISAFE mit Microsoft Exchange. Arbeiten Sie parallel mit REGISAFE, Outlook oder mit den Kalender-, Mail- oder Kontakte- Apps auf Ihrem Smartphone.

Erfassen Sie Ihre Termine und Adressen nur noch in einer Anwendung – die REGISAFE-Exchange-Synchronisation übernimmt für Sie den Abgleich in die weiteren Anwendungen. Die aufwändige und fehleranfällige Mehrfacherfassung gehört der Vergangenheit an.

So können Sie wichtige Notfalladressen in REGISAFE vorhalten und haben die Sicherheit, dass Ihre Anwender diese auch in Ihren mobilen Geräten stets aktuell zur Verfügung haben.

Nach Bedarf können Sie auch Adressen aus Outlook bequem in REGISAFE übernehmen.

Termine, die in REGISAFE angelegt werden, ob manuell oder von Fachverfahren wie der Sitzungsverwaltung, werden unverzüglich synchronisiert. Bequem und effizient. Auch Anlagen zu Terminen werden selbstverständlich berücksichtigt.

REGISAFE entfaltet das ganze Potenzial, wenn die vollintegrierte Funktion für Mails und Wiedervorlagen genutzt wird. Nutzen Sie nun die Vorteile von REGISAFE-Mails, auch wenn Sie zusätzlich mit Microsoft Outlook arbeiten. Interne REGISAFE-Mails und Wiedervorlagen werden durch die Synchronisation auch in Outlook und Ihren mobilen Geräten sichtbar.

Auch Ihre Outlook-Mails werden auf Wunsch in das REGISAFE-Mail-Modul übertragen; hier können Sie sie dann bequem in REGISAFE ablegen.

Tauchen Sie ein in die Welt der REGISAFE-Module – profitieren Sie von den Funktionalitäten der Module, die das REGISAFE-Mail-Modul oder den REGISAFETerminkalender nutzen, wie beispielsweise der KommunalPLUS Belegungsplan. Durch die REGISAFE-Microsoft- Exchange-Synchronisation werden Sie auch unterwegs in Outlook oder auf Ihrem mobilen Gerät über Termine oder
Aktivitäten informiert. Doppelte Datenpflege gehört damit der Vergangenheit an.

Die REGISAFE-Apps erweitern den Nutzen der Exchange-Synchronisation noch weiter. Dokumente, die in Mails und Terminen angehängt wurden, können auf mobilen Geräten künftig per Klick einfach in der REGISAFE-App geöffnet werden – unabhängig vom Windows-REGISAFE-Client.

 

DIE REGISAFE-APPS – DAS PLUS AN MOBILER FUNKTIONALITÄT
Die REGISAFE-Apps bieten Ihnen intuitives und bequemes mobiles Arbeiten.
Erhältlich sind die Apps für Smartphones und Tablets (IOS und Android) soweit als Web-Anwendung, die Sie in
jedem Standard-Browser nutzen können.

  • Schlagen Sie nach. Mit der REGISAFE-App haben Sie Zugriff auf REGISAFE-Aktenzeichen, Teilakten, Schriftstücke, Sitzungen und Adressen – rund um die Uhr und von überall
  • Öffnen Sie REGISAFE-Verweise in Mails und Terminen direkt auf Ihrem mobilen Gerät
  • Suchen Sie mit der Standard-, der erweiterten oder der übergreifenden Suche.
  • Greifen Sie zum schnelleren Arbeiten direkt auf Ihre Favoriten zu. Für die Kennzeichnung wichtiger Dokumente verwaltet die App auch eigene Favoriten.
  • Navigieren Sie bequem zwischen den einzelnen Objekten wie Sie es vom Windows-Client kennen
  • Nutzen Sie die übersichtliche Darstellung der beschreibenden Objektdaten oder der Detailinformationen.
  • Lassen Sie sich Schriftstücke anzeigen
  • Telefonieren Sie direkt aus einer Adresse heraus
  • Lassen Sie sich eine Adresse auf Landkarte (Standardprogramme) anzeigen

Die REGISAFE-Apps wurden auf größtmögliche Geschwindigkeit und intuitive Bedienung optimiert. Zum bequemen und sicheren Zugriff auf die App können Sie die Fingerabdruckerkennung auf geeigneten mobilen Geräten nutzen. Auf Serverseite arbeitet im Hintergrund ein leistungsfähiges Webservice-Modul, das sehr hohe Sicherheitskriterien erfüllt.

Mit der ergänzenden REGISAFE-Capture-App nutzen Sie Ihr Smartphone oder Tablet, um Bilder für die Ablage in REGISAFE zu erstellen. Dabei haben Sie die Wahl zwischen zwei Betriebsmodi der Capture-App.

  • Legen Sie Bilder unmittelbar in einer Teilakte ab. Dazu integriert sich die Capture-App in die REGISAFE-App.
  • Sammeln Sie Bilder auf dem Klemmbrett der App, übertragen Sie sie nach REGISAFE und legen Sie sie dort einzeln ab

Damit eröffnen sich Ihnen vielfältige neue Möglichkeiten. So legen Sie z.B. Fotos einer Baustelle direkt in der passenden Bauakte ab. Oder fotografieren Sie Dokumente zur Ablage in REGISAFE, wenn kein Scanner zur Verfügung steht.

 

Sie möchten die REGISAFE-App testen?
Jetzt bei Google Play

 


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Vereinbaren Sie einen Termin mit uns und lassen Sie sich in die Welt eines effizenteren DMS einführen.

Support

Für den Fall, dass Sie einmal nicht zurechtkommen sollten oder Fragen haben,  stehen wir Ihnen mit einer dezidierten Hotline zur Verfügung.

Schulungen

Sollten Sie Hilfe in der Einführung mit REGISAFE benötigen, bieten wir selbstverständlich nebst Support, auch Schulungen für Ihre Mitarbeiter an.

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